La cuestión: qué es Compliance, forma parte del lenguaje de empresas y organizaciones, por lo que es importante conocerlo a detalle.
Definición
La palabra Compliance es un término en inglés cuya traducción al español es cumplimiento.
Es un concepto que se aplica actualmente en el ámbito legal corporativo y que rige en sectores empresarial y de negocios, mismos que forman parte de la economía y las finanzas de un país.
En la economía moderna, las redes financieras se han vuelto cada vez más complejas, ya que sustentan el desarrollo de países enteros a través de empresas que generan bienes y servicios, es por ello, que surge la necesidad de establecer normas y regulaciones.
Origen del concepto cumplimiento y aplicación en el mundo
Diversos organismos internacionales han impulsado mecanismos tanto para regular la iniciativa pública y privada. En particular en el sector privado, se han establecido normas y directrices que ayudan a las organizaciones en adoptar las mejores prácticas, como son: que sus colaboradores e integrantes actúen de forma honesta, imparcial y profesional; transparentar información clara y no engañosa a sus clientes, así como prestar servicios y ofrecer productos, cumpliendo las expectativas de los clientes.
Entre las referencias internacionales, se encuentra el caso de la Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción, cuyo objetivo es prevenir, penalizar y recuperar activos de cooperación internacional.
La Convención consta de 71 artículos, divididos en 8 capítulos, que requiere adaptaciones legislativas y acciones relativas, pero que tienen aplicación de la Convención en cada país.
Otro de los referentes globales para la adopción buenas prácticas es la Convención Anticohecho de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), que busca luchar contra el cohecho de servidores públicos para obtener ventajas en transacciones comerciales internacionales.
Este tipo de práctica ilegal “conlleva grandes consideraciones morales y políticas, socavando la gobernabilidad y el desarrollo económico sostenible y distorsionando la competencia.”
Es por lo anterior, de la importancia de creación y adopción de modelos que se alineen para nivelar las condiciones de competencia leal priorizando normas y modelos operativos que sean efectivos para la preservación del crecimiento de un país.
Es el caso de Estados Unidos, en donde el expresidente Carter firmó, en 1977, el proyecto Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), cuyo objetivo principal era detener los pagos y sobornos a funcionarios a fin de recuperar la confianza en los negocios en aquel país.
En el caso de Europa, se ha desarrollado cada vez más la cultura de cumplimiento con normativas como la de blanqueo de capitales, las cuales disponen de la figura de controllers, que son aquellos responsables de cumplimiento normativo.
Actualmente, a nivel internacional el cumplimiento aplica al ámbito organizacional y se relaciona con las normas y formas de operar en los mercados con criterios éticos con un enfoque de responsabilidad social corporativa.
Así también este concepto va enfocado en la implementación y adopción de modelos y sistemas especializados que ayuden a las organizaciones a enfrentar los riesgos en aspectos legales, operativos y administrativos.
Qué es Compliance en una empresa
El Compliance es una herramienta esencial para reducir el riesgo, estableciendo normas y expectativas compartidas para delimitar los comportamientos en el lugar de trabajo, al tiempo que proporcionan orientación para la toma de decisiones.
En algunos casos, las políticas y las expectativas relacionadas con el personal son también un requisito legal o reglamentario obligatorio.
En ese sentido, es un conjunto de políticas y procedimientos que homologan y estandarizan hacia las mejores prácticas.
La implementación de un modelo Corporate Compliance o cumplimiento corporativo dentro de las organizaciones tiende a eximir de responsabilidad a las empresas frente a eventuales hechos delictivos, si demuestran el respaldo de las denunciar y reportes con evidencia.
Cuál es su objetivo y su función dentro de las empresas
El principal objetivo del Compliance en las empresas y organizaciones parte de la identificación y evaluación de los riesgos operativos y de carácter legal a los que se enfrenta la organización.
Entre otras de las metas que persigue el Compliance son:
- Diseñar programas y políticas que ayuden a las empresas a proteger a la empresa de los riesgos identificados.
- Garantizar la sostenibilidad de las empresas con base en la transparencia y honestidad de la forma de actuar de los colaboradores.
- Resolver y prevenir situaciones que atenten contra el nivel de cumplimiento.
- Formar y capacitar a los colaboradores y otros grupos de interés sobre las materias de su competencia.
- Establecer el alcance de los objetivos en materia de Responsabilidad Social.
¿Cómo se aplica el Compliance en las empresas y organizaciones?
Un modelo de compliance se implementa en las organizaciones mediante una serie de políticas o programas de cumplimiento, entre algunos de los ejemplos de su aplicación práctica se encuentran:
Programas de prevención de fraude
Es la clasificación de este tipo de conducta como ilícita, por lo que se debe de clasificar como tal y una medida de prevención y sanción.
Prevención de blanqueo de capitales (PBC)
Son los procedimientos que los Estados han creado para intentar evitar la introducción de dinero generado de manera ilícita dentro de un sistema legal.
Protección de datos
Es el sistema que salvaguarda y gestiona la información, así como los lineamientos para su debido procesamiento priorizando la integridad y protecció de los mismos.
Cumplimiento de leyes financieras y fiscales
Se refiere a las buenas prácticas para realizar procesos financieros y contables que se apegan a reglas aprobadas por organismos internacionales.
Cómo crear un programa de Compliance dentro de las organizaciones
Para crear un plan de Compliance dentro de las organizaciones y empresas, se requiere establecer una serie de políticas y procedimientos que ayudan a dar forma a la cultura del lugar de trabajo considerando los lineamientos de comportamientos estándar que reducen el riesgo.
Estos documentos políticos tienen la principal función de codificar las prioridades y el enfoque de la actividad empresarial, a su vez que proporcionan orientación para la toma de decisiones de la alta gerencia.
En algunos casos, las políticas y los lineamientos de conducta del personal son también un requisito legal o reglamentario obligatorio.
Los pasos fundamentales para un programa eficaz de gestión de políticas y procedimientos son los siguientes:
Crear un equipo especializado
Es recomendable contar con una plantilla de perfiles especializados para el desarrollo de las políticas y el contenido de la gestión de políticas.
Estos perfiles pueden pertenecer a un grupo determinado como pueden ser:
- Comité de Supervisión de Políticas. Este grupo incluye a la alta gerencia y a partes interesadas en las políticas, así como responsables de desarrollar y aplicar las políticas.
- Administradores de control de documentos. Tienen la función de coordinar las políticas, generalmente utiliza un software de gestión de políticas. Se presentan como guías para los demás a través del proceso de creación de políticas.
- Propietarios y autores de documentos. Estas partes supervisan la aplicación y el ciclo de vida de la política desde el momento en que se promulga, suele ser el mismo que el autor de la política.
- Revisores. Tienen la opción de aceptar, rechazar o revisar una política en revisión.
- Aprobadores. Tienen la autoridad para aprobar el visto bueno final, tienen una serie de funciones adicionales, como fungir traductores.
Establecer una estrategia
Las organizaciones deben tener un enfoque estratégico que sirva como punto de referencia para todos los pasos siguientes del programa de gestión de políticas. Esto implica, si se redacta y comunica adecuadamente, definir la cultura corporativa y establecer los lineamientos de comportamiento.
Las organizaciones con un código de ética debe de replantear y ajustar su visión a la luz de determinadas políticas.
Priorizar políticas y procedimientos
Se debe de priorizar qué políticas se desarrollarán o revisarán primero. En general, las políticas son necesarias cuando definen los valores o mandatos de la organización.
Un programa de gestión de políticas bien fundamentado hace algo más que alcanzar requisitos reglamentarios, crea confianza entre los trabajadores y demuestra el compromiso de la organización con sus valores.
Compliance y Compliance Officer
Ambos conceptos tienen un eje fundamental: la Ética Corporativa. Por un lado, el término Compliance ha pasado a ser requisito a integrar dentro estrategia y estructuras internas de las empresas con el fin de dar cumplimiento a los preceptos legales o prevenir situaciones de riesgo.
Mientras que el perfil de Compliance Officer es una figura que surge de la necesidad de diversas organizaciones y que debe ser capaz de analizar las principales fuentes riesgo para la corporación.
Con esta relación entre ámbitos términos se pueden cumplir los criterios fundamentales de la integridad y ética corporativa, como son:
Identificación
Útil para iniciar la Integridad en la organización localizando los riesgos legales.
Prevención
Con medidas como capacitación, diffusion y líneas de denuncia para detector áreas de riesgo.
Gestión
Son las acciones efectivas que realiza el comité de ética para asignar, investigar y resolver los reportes o áreas de riesgo.
Respuesta
Son las medidas correctivas y planes de remediación para solucionar problemas detectados de ética corporativa.
Perfil del Compliance Officer
Conocimiento
Se recomienda que dichas figuras cuenten con conocimientos básicos en Risk Management, asimismo es necesario conocer sobre Auditoría Interna, que en muchas ocasiones proviene de abogados o contadores.
Experiencia
El Compliance Officer debe de contar con una experiencia previa con la capacidad de recabar la información sobre el funcionamiento, seguimiento y resultados del sistema de Compliance.
Certificaciones
El alto grado de especialización es uno de los requisitos de esta figura; existen cursos internacionales que ofrecen los conocimientos y la experiencia para capacitar a las personas interesadas en Compliance Officer como la ISO 37001.
Academia
El Compliance Officer debe tener formación en Auditoría, Desarrollo Organizacional, Derecho, Administración, Recursos Humanos o Psicología Organizacional.
Colaboración
Dentro de su formación debe tener una visión objetiva de la organización para tener los procesos de prevención de riesgo frescos en la mente.
Buenas prácticas del Compliance Officer
Entre las buenas prácticas del perfil del Compliance Officer se encuentran las siguientes:
- Optimiza las acciones
- Garantiza la objetividad
- Consolida la imagen ética
- Salvaguarda la información
- Reconoce la responsabilidad
Entre las características que se necesitan para seleccionar se encuentran: curiosidad, memoria, imparcialidad, paciencia, dinamismo y ética.
Compliance y la tercerización
El diseño, configuración y establecimiento de políticas y procedimientos es una tarea laboriosa que generalmente implica esfuerzo, tiempo y recursos.
Se recomienda a las organizaciones tercerizar este servicio con un especialista, el cual puede reducir tiempos y entregar un servicio integral de calidad.
EthicsGlobal es un referente en Compliance y Ética, cuenta con un Modelo 360, con el que puede dar respuesta no sólo a los programas de cumplimiento, sino a las necesidades de estandarización y alineación de procesos con el objetivo de sentar las bases de la Cultura Corporativa.
Nuestro servicio lleva a las empresas a elevar su nivel de cumplimiento a los marcos legales de las empresas en donde operan, se traduce como un sistema de mejora en otros ámbitos normativos.
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