Conoce todo lo relacionado con la Línea Ética de Denuncia: definición, beneficios e importancia; un tema relevante para la Cultura Corporativa.
Línea Ética de Denuncia: definición, beneficios e importancia
Línea Ética de Denuncia es un puente de comunicación entre colaboradores, proveedores, clientes y demás agentes, ante una empresa u organización.
Esta vía de comunicación se utiliza para reportar o realizar denuncias de actos no éticos o ilícitos que están prohibidos dentro de una compañía.
En la actualidad, una Línea Ética de Denuncia no sólo se utiliza para denunciar actos prohibidos para las empresas, sino que responde a leyes o normatividad local que aplica para todo tipo de negocios productivos.
Definición
Se le llama Línea Ética de Denuncia porque, por un lado, se pueden ingresar reportes que vayan en contra del Código de Ética y al mismo tiempo se pueden realizar comentarios como preguntas, ideas, mejoras o preguntas que atañen a los integrantes de la organización.
En síntesis, es un mecanismo que ayuda a las organizaciones a detectar los actos no éticos y que están fuera de un reglamento interno establecido o Código de Ética, generalmente, designado por el área o junta directiva, además de construir en las organizaciones un ambiente de confianza en todos los grupos de interés.
Características de una Línea de Denuncia
Una de las características más importantes de la Línea Ética de Denuncia, es que pueden implementarse por la propia organización, pero también pueden ser delegados a un tercero que sea un especialista en el tema.
La implementación de esta Línea requiere de conocimiento en Recursos Humanos, Compliance y Ética Corporativa.
Durante el proceso de implementación es imprescindible contar con una campaña de difusión para los grupos de interés, ya sea para colaboradores, proveedores o clientes, quienes usarán la Línea.
Aunado a ello, es importante la capacitación del uso de los canales, así como el procedimiento que deben de seguir para darle seguimiento.
En este proceso se deben determinar qué tipo de canales, quienes estarán a cargo de atenderlos, cuál será su perfil y rol, así como los horarios que estarán disponibles.
De la misma forma es relevante garantizar el anonimato de las denuncias para que quienes levanten el reporte tengan la confianza de que su situación se resolverá de la mejor manera.
Es recomendable tercerizar la Línea Ética para no comprometer el anonimato y evitar el conflicto de intereses, ya que disminuye la posibilidad de filtración de reportes.
Asimismo, hay que considerar establecer procesos definidos y protocolos, que puedan propiciar la evaluación de los canales, ya que de no existir, no habrá una mejora continua.
De forma complementaria, las organizaciones deben de establecer un Código de Ética que señales cuáles serán las conductas no éticas y prohibidas, así como las posibles sanciones que se impondrán al infractor.
Beneficios
Uno de los primeros beneficios para las organizaciones al implementar una Línea Ética de Denuncia es librar de cualquier conducta prohibida a las empresas que las pueda afectar en un plano operativo, legal y financiero.
En ese sentido, la implementación de este sistema evita las sanciones legales, ya que si no hay un mecanismo efectivo que gestione los reportes o denuncias, estas violaciones éticas pueden crecer significativamente con el tiempo y pueden llegar a una escala global atrayendo problemas no solo institucionales, sino en cuanto a la imagen pública y su entorno inmediato.
Se puede asegurar que contar con una línea de este tipo aumenta el nivel de Compliance de las compañías.
Además, se pueden cumplir con algunas regulaciones internacionales que exigen que las empresas e Instituciones tengan una Línea de Denuncia, por ejemplo, para hacer negocios con Estados Unidos o Canadá, el gobierno determina que deben de tener una política interna que reciba, investigue y sancione las denuncias recibidas, así mismo, permitir el anonimato de los denunciantes.
Reforzar y cuidar la imagen institucional es otro de los beneficios que trae la Línea, sin embargo, se requiere que previamente haya existido un programa similar para mostrar el compromiso que se tiene con la cultura de la legalidad.
Finalmente, el cuidado de la integridad de los trabajadores, forma parte de las ventajas que brinda este tipo de sistemas, ya que ayuda a evitar en los empleados una percepción de impunidad al momento de denunciar, aunado a ello, minimiza los riesgos psicosociales a los que están expuestos los colaboradores.
Canales de Denuncia
La Línea Ética de Denuncia puede tener diversos medios de comunicación que pueden ser utilizados por los informantes, entre los más comunes, se encuentran:
Línea telefónica
Es un número telefónico local o internacional que debe de ser atendido por personal calificado para gestionar una denuncia o un reporte. Este medio está en servicio dentro de un horario determinado.
Sitio web
Una página web es uno de los medios más eficaces de la Línea de Denuncia, ya que por sus múltiples funciones, puede robustecer el reporte o la denuncia adjuntando la evidencia necesaria para una resolución contundente.
Correo electrónico
Se refiere a una vía de comunicación, en la que el informante describe la situación o la conducta de la que fue testigo, tiene la capacidad de integrar evidencias y adjuntar archivos, aunque el tiempo de respuesta suele retrasar el proceso.
Ante las tendencias tecnológicas y mayor uso de canales digitales, la aplicación de mensajería de WhatsApp ha sido uno de los que más se ha utilizados, por lo que la línea se puede personalizar habilitando esta vía.
Buzón
Anteriormente se utilizaba este medio debido a su algo grado de anonimato, en su mayoría, eran cartas o escritos describiendo la denuncia.
Este ha evolucionado al buzón de voz telefónico, en el que los usuarios pueden grabar su reporte y dar seguimiento por este medio.
Importancia de la Línea de Denuncia
En últimas fechas, ha aumentado la importancia de implementar una Línea Ética de Denuncia debido a que se han incrementado conductas ilícitas que dañan gravemente a las compañías, las más comunes y graves son:
Fraude
Este es uno de los delitos de cuello blanco más frecuentes en las empresas y grandes compañías, ya sea a través de desvío de recursos, conflicto de interés con proveedores o suplantación de identidad, entre otros.
Acoso laboral
La explotación laboral es una mala práctica que se ha generalizado en diversas industrias a razón de aumentar la productividad y reducir los costos. Muchas ocasiones esto no se denuncia, lo que pone en riesgo la imagen de las empresas.
Acoso sexual
Son los actos que atentan contra los derechos de los hombres y las mujeres y que afecta su vida personal y sus carreras profesionales. Es común que se den en ambientes laborales, debido a la jerarquía y los intereses que hay de por medio.
Con una Línea de Denuncia se pueden prevenir estas conductas no éticas, entre muchas otras. Es una garantía para que el clima laboral aumente y la productividad aumente.
¿Cómo implementar una Línea Ética de Denuncia?
Los expertos recomiendan buscar asesoría especializada para la implementación de una Línea Ética de Denuncia, ya que se deben de considerar diversos procesos, roles y personal para el seguimiento de los reportes y denuncias.
La implementación de la Línea Ética de Denuncia, se enfoca en traer todos los requisitos operativos y configurarlos en una plataforma altamente adaptable.
Además, inspira confianza de los informantes, debido a que un asesor externo puede atender a los usuarios garantizando el anonimato y resguardo de toda la información que se derive del reporte.
Línea Ética de Denuncia de EthicsGlobal
EthicsGlobal, reconoce el tópico: Línea Ética de Denuncia: definición, beneficios e importancia, por lo que no solo ofrece el producto más avanzado para la recepción, gestión e investigación de casos de denuncia, sino una solución integral para el cumplimiento, la integridad y la mejora del clima laboral.
Cuenta con un Modelo 360 que cubre todos los aspectos importantes para la implementación de la Línea Ética de denuncia, que va desde la alineación y asesoría para establecer los principios éticos, el Comité y funciones del Gobierno Corporativo.
Asimismo, prepara las estrategias para la correcta difusión de la Línea considerando campañas de comunicación con materiales para que se pueda utilizar de la mejor manera.
Aunado a ello, la organización cuenta con múltiples canales de recepción atendidos por un staff especializado, lo que logra mayor interacción con la línea ética y una adecuada calidad de los reportes.
Como valor agregado, no sólo tiene los canales de denuncia antes mencionados, sino que agrega los siguientes:
Chat
Entre sus principales características es que es de fácil ingreso desde el sitio web, tiene la posibilidad de cargar archivos de evidencia con las herramientas disponibles.
Además está disponible en cualquier idioma (traducción instantánea e inteligente en más de 120 idiomas) y se puede evaluar la atención brindada en este medio en tiempo real.
App móvil
La App de EthicsGlobal es una innovación para la generación de un reporte, es única en el mercado multicanal y cuenta con funciones especiales.
Puede ser personalizada con la imagen del cliente y el contenido del sitio web público de la Línea Ética, genera nuevos reportes, preguntas y sugerencias o realiza seguimientos.
Se pueden realizar llamadas a nuestro Contact Center desde la App por voz IP desde cualquier parte del mundo sin costo. Además se puede completar un formulario de reporte personalizado por cliente.
Mensaje SMS
Las empresas pueden elegir entre WhatsApp, SMS, Skype y otras redes sociales en las que un Asesor Ético guiará a generar un reporte o complementar uno.
Se puede adjuntar evidencia en tiempo real usando cámara, micrófono y GPS, es atendido en más de 100 idiomas.
También se encuentra la posibilidad de configuración de bots y respuestas automáticas.
Cada organización tiene necesidades específicas que están relacionadas con la comodidad, seguridad, alcance geográfico o cultura corporativa.
Se recomienda elegir los canales de acuerdo a las necesidades específicas, tipo de organización y nivel de servicio.
Ponemos a tu disponibilidad la personalización de los canales y de los protocolos de atención que seguirán los Asesores Éticos de EthicsGlobal.
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