Hoy las organizaciones, a través de la integración de los elementos básicos del Compliance con enfoque de prevención, gestión y control de riesgos, deben promover la gestión transparente y responsable por parte de sus trabajadores, clientes y proveedores; teniendo en cuenta las nuevas obligaciones de los directores y altos ejecutivos, la responsabilidad administrativa de las personas jurídicas y los lineamientos nacionales e internacionales en materia de cumplimiento.
En este contexto, el Compliance tiene como finalidad no solo el cumplimiento normativo interno y externo de empresas a través de la gestión de estrategias corporativas que permitan evitar sanciones administrativas, civiles o incluso penales, así como generar una nueva cultura de hacer negocios basada en la integridad y la gestión responsable.
Los elementos esenciales en un programa de Compliance efectivo persiguen tres objetivos primordiales: prevención, detección y corrección.
Componentes de Compliance
Políticas escritas y Código de Ética en Compliance
Las políticas escritas contienen las expectativas del programa de cumplimiento. Por lo general se integran en el Código de Ética que incluye a todas las personas que trabajan en la organización o interactúan con ella.
Compliance Officer y supervisión
El Compliance Officer debe ser un rol superior con un nivel apropiado de autonomía, la mejor práctica es que el Compliance Officer informe directamente al Director General o al consejo de administración.
Formación de Compliance
Los programas educativos son esenciales para crear una cultura de cumplimiento sólida y deben ser atendidos con la importancia que se merecen.
Esta formación debe incluir capacitación en temas de cumplimiento general, fraude, discriminación y abuso.
Canal de Denuncias
Es fundamental contar con un Canal de Denuncias que permita la notificación confidencial y anónima sobre problemas de cumplimiento.
La organización puede publicitar información sobre la existencia, el funcionamiento y el objetivo de dichos canales para fomentar su uso.
Monitoreo, auditoría e informes internos
Es necesario realizar evaluaciones anuales profundas; más allá de atender las áreas más críticas, deberían realizarse entrevistas a empleados clave para identificar riesgos específicos, así como analizar cualquier desafío de cumplimiento.
Los resultados han de emplearse en el desarrollo de acciones correctivas y presentarse a la alta dirección y al consejo directivo.
No represalias y no intimidación
Estos son elementos cruciales en un programa de Compliance efectivo. Las personas no participan si temen perder sus empleos al informar posibles problemas.
El Compliance Officer debe asociarse con el área de recursos humanos para garantizar que las políticas de no represalias y no intimidación se cumplan estrictamente y ofrecer un ambiente propicio para la participación.
Investigaciones y soluciones
Las investigaciones deben ser realizadas por personas cualificadas y tener alcance para determinar el “quién”, “qué”, “cuándo”, y “cómo” del problema.
Es muy importante que las investigaciones identifiquen la causa raíz, así como también descubrir y corregir áreas de vulnerabilidad del sistema.
Políticas disciplinarias
Deben existir políticas disciplinarias claras para cualquier persona que haya participado en acciones ilegales o poco éticas, las políticas deben aplicarse de manera consistente en todos los niveles y puestos, incluidos los empleados, los miembros de la junta y proveedores.
En EthicsGlobal creemos que para lograr salir adelante en estas situaciones es importante que las organizaciones cuenten con un programa de Compliance y sobre todo una Línea Ética que les permita prevenir, detectar y combatir cualquier problema que surja dentro de la organización.
Conecta con nosotros a través de Facebook, Twitter, LinkedIn y YouTube.
