¿Cuáles son los puntos cardinales del cumplimiento? se traduce en el “éxito” y “responsabilidad” que son imprescindibles para compliance y el Código de Ética en las organizaciones. De esta forma, hacer las cosas bien en los negocios requiere actuar responsablemente y dentro de la legalidad.
Por lo tanto, sin importar el segmento dentro del cual opere tu empresa, el compliance y el Código de Ética corporativo constituye un elemento fundamental para su funcionalidad. ¿Pero qué se debe hacer? Tratar de hacer que la compañía, sus integrantes y colaboradores sigan en todo momento las leyes, reglamentaciones, estándares, prácticas éticas aplicables y políticas internas de la firma.
El compliance corporativo no debe considerarse como un concepto abstracto, sino como un estándar práctico y general de conducta. Este fija parámetros objetivos para sus integrantes y colaboradores, ayudándolos a enfocarse en los fines más amplios de la compañía y operar sin inconvenientes.
El objetivo de un programa de compliance y Código de Ética, es proteger a la empresa.
Una de las peores situaciones que puede darse es la de integrantes o colaboradores que no tengan una cultura de cumplimiento y desempeñen sus actividades diarias de manera informal y antitéticamente, con la excusa de “esta es la forma en la que siempre hicimos las cosas”, para prevenir que esto pase debemos seguir ciertos puntos clave:
Exponer los Objetivos y Consecuencias de forma clara y simple
Una política de compliance debe exponer los objetivos que la empresa busca con su implementación.
En este sentido, debe detallar precisa, concisa y claramente el compromiso de actuar con plena legalidad e integridad. De este modo, todas las personas involucradas en el giro de la organización, de arriba a abajo, de adentro y afuera, visualizarán y tendrán presente la importancia de este compromiso para la empresa. Lo importante es esclarecer cuál es el fin; así como, las políticas deben aclarar que cualquier conducta contraria al compromiso con la legalidad tiene consecuencias para el responsable sin importar su posición.
Sentar las bases
Toda política debe estar atada a algo: un requerimiento legal o regulatorio, un valor fundamental y un objetivo de rendimiento.
No toda política debe surgir de requerimientos regulatorios, aunque la mayoría lo hace. Sin embargo, toda política de compliance debe especificar por qué existe y por qué debe ser cumplida.
Incluir referencia a materiales relacionados al Código de Ética
Es conveniente incluir referencias escritas o vínculos electrónicos a las regulaciones o leyes que le sirven de base al propio Código de Ética de la empresa, a los riesgos identificados, o incluso a metas de desempeño. Lo importante es hacer referencia clara a aquello que motiva el programa de cumplimiento y la política que le sirve de base.
Establecer excepciones
Una buena política de cumplimiento explica como un afectado por la misma puede fundamentar una excepción a su estricta aplicación, o cuándo las excepciones son inadmisibles.
Una política nunca debe ignorar completamente los pedidos de excepciones, teniendo en cuenta que, ante el miedo, los afectados simplemente decidan ni siquiera intentar conseguir una excepción y en lugar de ello, opten por violar sus obligaciones sin avisar a la empresa.
Alentar más que Desalentar
El objetivo final de una política de compliance es ganar el entusiasmo y apoyo de los integrantes y colaboradores, antes que su obediencia ciega; su lenguaje, su objetivo y sus ejemplos deben enfocarse en lo que las personas pueden hacer, en lugar de lo que no pueden hacer.
En EthicsGlobal creemos que para lograr una buena política de cumplimiento es importante un estricto respeto a las normas y estatutos, ayudando a prevenir y detectar alguna violación y a mantener a la empresa libre de multas, reclamos, sanciones y demandas mejorando así su imagen pública.
