La línea de denuncia y el código ética

El Código de ética es similar a una política interna porque establece pautas, homogeneiza procesos y marca lo que la organización espera de sus empleados, colaboradores y proveedores, pero ¿cuál es la diferencia entre código de ética y política interna? En primer lugar, ambos textos: (código de ética y política interna) necesitan una línea de denuncia para vigilar su aplicación.

Pero existen algunas diferencias necesarias para poder gestionar cada una, por lo que a continuación las definiremos, contrastaremos y relacionaremos para comprender su papel en la organización.

Los códigos de ética son los textos que tienen como objetivo definir el comportamiento al interior de la organización y que establece las conductas que no son aceptadas para mantener la integridad de la organización y su público es toda la organización

Las políticas internas son documentos que delimitan procesos y homogeneizan la operación en la organización, el público al cual se busca llegar son elementos particulares de la organización.

Cada código de ética, en la actualidad, debe estar acoplado a un Compliance Program para formalizar la cultura ética en la organización, así como las bases del comité de ética.

Mientras que, las políticas internas se crean para cada proceso en particular, las acciones que se expongan en la política son operativas y están para ordenar o resolver dudas durante el trabajo cotidiano.

Se puede distinguir que ambos son documentos para el interior de la organización, pero tienen una limitación de usuarios diferentes así como su espectro de acción.

Anteriormente se planteó que la línea de denuncia vigila las políticas internas, sin embargo, también la línea de denuncia vigila la aplicación del código de ética, pero aún así, ¿en qué punto radica la diferencia?

Aunque sutil, la diferencia es el tipo de reporte que se puede hacer al violar la política interna o el código de ética, mientras que un reporte de violación a las normas de seguridad es un denuncia sobre el incumplimiento a la política, en cambio, un reporte de acoso sexual es un incumplimiento al código de ética.

En EthicsGlobal implementamos líneas de denuncia, pero también establecemos en cada cliente que contrate nuestros servicios obtenga una visión integral de la ética organizacional.

La línea de denuncia vigila las Políticas Internas

La forma en que se gestiona un organización de manera correcta es a través, de diferentes normas y reglas que definen la actividad cotidiana al interior de la organización y la herramienta con que se vigilan es con una línea de denuncia. Si no se cuentan con dichas normas y reglas, puede suceder que las personas no sepan cuáles son los comportamientos que se esperan de su parte. Debido a esto, se necesitan crear y comunicar políticas que conformen los principios prácticos en su operación al interior de la organización.

La importancia de las políticas empresariales es que formalizan la conductas de todos los integrantes para lograr una mejor gestión de los procesos y obtener buenos resultados, es por ellos que son necesarias.

Cuando se establecen las políticas se homogeneizan decisiones, protocolos y procesos, con ello se logra que las personas sepan qué hacer, cómo hacerlo y en caso de duda, poder resolverlos por si mismas, pero qué ocurre si las personas aún teniendo y conociendo dichas normas y reglas, las omiten o las violan.

Por ejemplo, una de las políticas que todo código de ética debe contener es la Política de No represalias, esta se refiere a que los denunciantes que utilicen la línea de denuncia tiene el derecho de guardar y proteger su anonimato en cualquier situación que ellos reporten; por tanto, quien llegue a violar esta política desencadena otra denuncia, esta sería un conflicto de interés.

Otro caso ocurre sobre una política de seguridad y salud ocupacional, esta consta sobre las condiciones de trabajo seguro al interior de la organización, si una colaborador rompe esta regla, entonces pone en riesgo a toda la operación y a la existencia de la organización.

¿Qué se puede hacer para prevenir, solucionar o evitar dichas situaciones? Nosotros remendamos en primer lugar, una campaña constante de las Políticas que permiten mostrar que las políticas están para salvaguardar su integridad y la operación de la empresa, en segundo lugar, implementar una línea de denuncia con la capacidad de reportar cualquier falta o violación a las políticas predispuestas.

En EthicsGlobal implementamos líneas de denuncia con la capacidad de proveer diferentes canales de recepción y todas las herramientas que necesitas para una correcta gestión de los casos recibidos.

Malversación de fondos en Nissan

En Tokio, Japón fue arrestado Carlos Ghosn acusado de malversaciones, aunado a esto se le despidió de la dirección de Nissan después de una investigación interna donde el consejo votó unánimemente. ¿Cómo una línea de denuncia hubiera influido en este caso?

El director de Nissan esta acusado, junto con otros cómplices, de declarar al fisco ingresos por 4.900 millones de yenes, en lugar de 10.000 millones de yenes, por lo cual el delito se entiende como malversación de fondos y fraude.

Así mismo, Ghosn también es acusado de abusar de los bienes sociales, de acuerdo con la investigación interna de Nissan. El día miércoles 22 el tribunal de Tokio definió prolongar su detención para proseguir con la investigación.

Otro punto a rescatar es que grupo Nissan, entendida como persona jurídica, esta sujeta también a un proceso penal, así lo dio a entender el fiscal del tribunal en Tokio.

También peligra la relación Renault-Nissan-Mitsubishi, debido a que fue Carlos Ghosn quien realizó esta alianza y resultaría en una inestabilidad para las bolsas de valores tanto en Japón como en Francia.

Ejemplos como el explicado brindan la oportunidad para otras organizaciones revisar la implementación de un programa de Compliance, así como la implementación de una Línea de denuncia o ética

Ya que por un lado, la Línea de denuncia hubiera prevenido mediante denuncias anónimas el fraude y la malversación de fondos que ahora sufre Nissan, mientras que si contaban con programa de Compliance, la persona jurídica “Nissan” podría evitar las consecuencias o penas que el tribunal de Tokio definirá proximamente.

Las beneficios de tener ética en los negocios se logran mediante la contratación de un proveedor externo de Línea de denuncia, así como el desarrollo de un Compliance y la asignación de un Compliance Officer para evitar cargos penales y daño a la imagen corporativa.

Desde EthicsGlobal quedamos a la expectativa de que situaciones similares o iguales se vuelvan menos comunes con el uso de la tecnología, la comunicación y la ética.

¿Qué es la malversación de fondos?

La malversación de fondos consiste en tomar dinero que se le ha confiado, sin embargo, es propiedad de otra persona. Un ejemplo de dicha situación es cuando, un colaborador que trabaja en un banco y sustrae dinero en secreto que debería estar en otro sitio. El dinero no pertenece al colaborador, sino al cliente del banco.

Un caso de malversación de fondo son los delitos de guante blanco, este consiste en un fraude profesional que puede estar relacionado a empresas, seguros médicos, hipotecas, marketing, lavado de dinero, entre otros.

Muchas personas adquiere seguros con el fin de protegerlos de las elevadas consecuencias financieras. Por ejemplo, algunas personas optan pagar por un seguro de automóvil, para propietarios o inquilinos de viviendas y seguro médico.

Como parte de los delitos de guante blanco la malversación de un fondo como lo es un seguro, de cualquier tipo, son blancos comunes. Un indicio común es:

  • Facturar regularmente a las aseguradoras para recibir pagos en los que podrían agregar algunos reclamos por trabajos no llevados a cabo.

Es frecuente escuchar que los delitos de guante blanco no lo son porque no tiene víctimas y no son violentos, sin embargo, si afecta a la sociedad y a la organización en diferentes aspectos.

Las malversaciones de fondos como delitos de guante blanco son de los principales crímenes que se quieren evitar con los programas de Compliance y las líneas de denuncias.

Es por ello que si en su organización se busca erradicar este tipo de conductas se recomienda generar un comité de ética con un programa de Compliance que abarque políticas eficaces, designar a un Compliance Officer que tenga conocimientos tanto legales como contables, así como la instalación por parte de un tercero de una línea de denuncia. Con estos tres ejes se puede desarrollar un proyecto de defensa y prevención para toda la organización.

En EthicsGlobal desarrollamos el software con la capacidad de gestionar, investigar y resolver delitos como el presentado, sin embargo, cabe resaltar que tanto el comité de ética como el Compliance Officer deben estar alineados para poder trabajar en conjunto.

Compliance en España

El término Compliance es un concepto anglosajón que en España ha sido tendencia en los últimos 8 años, eso especialmente a la reforma del Código Penal en el 2010, y se enfocan al cumplimiento normativo para evitar sanciones penales.

Las aproximaciones por parte de las organizaciones españolas a este concepto jurídico radican en el riesgo de sufrir sanciones o daños a su reputación. Este riesgo es implícito al llevar a cabo su actividad de negocio.

Rastreando históricamente los orígenes del Compliance se sitúan en Estados Unidos a inicios del siglo XX en diferentes agencias públicas, debido a que existía la necesidad de cumplir normativamente más allá de una supervisión pública.

Mientras que, en España hace algunos años comenzó a autoregularse el sector financiero y farmacéutico, pero con la entrada de la reforma al código penal en 2010 se enfoco la atención en gestionar el riesgo y a instalar conceptos en las organizaciones como los siguientes:

  • Cultura corporativa
  • Mejores Prácticas Corporativas
  • Documentación del Compliance
  • Campañas de concientización
  • Evaluación de riesgo continua

Como se puede observar el Compliance y el Gobierno corporativo se vinculan a profundidad para recalcar la importancia de la reputación ante el mercado y la protección del modelo de negocio.

La tecnología esta presente en esta vinculación para lograr el impacto que se busca en estos programas, debido a que, Compliance y Gobierno Corporativo no sólo son políticas que se implementan sino también procesos que la tecnología ayuda a gestionar de manera efectiva.

Por ello, uno de los retos de dicho programa es la tecnología, ¿cómo gestionar las evaluaciones, los procesos y las campañas de concientización? Es por eso que EthicsGlobal observando el panorama mundial ha desarrollado el Sistema Ético Integral con un modelo holístico.

¿Cuáles son los pasos para asegurar que su compañía este alineada en un programa de Compliance y cumpla con las Mejores Prácticas del Gobierno Corporativo? Con el Sistema Ético Integral podrá encontrar toda la información necesaria, desde alinear sus prácticas, hasta evaluarlas constantemente.

Salud mental en el trabajo

La Organización Mundial de la Salud conmemora cada 10 de Octubre el Día Mundial de la Salud Mental, este tema resulta importante para las organizaciones porque los problemas mentales en los colaboradores representan un perdida del 45% de la productividad.

La salud mental en el espacio de trabajo se ha modificado en los últimos años teniendo consecuencias diversas y profundas en las empresas e Instituciones.

De acuerdo con, Sidhu-Robb, CEO de Nosh Detox para cualquier tamaño de compañía debe capacitarse en temas de bienestar y desarrollo mental para los trabajadores.

Una conducta no ética como la discriminación o el abuso genera desconfianza e implanta en los trabajadores la semilla de una posible enfermedad. La capacidad de actuar frente a esa situación representa la más grande área de oportunidad para las organizaciones.

Un tarea que pueden llevar a cabo los líderes de cada equipo de trabajo es realizar conversatorios donde puedan hablar de sus propios problemas y generar un canal de comunicación abierto que de la confianza entre los colaboradores.

Algunos síntomas que puedes detectar entre tus colaboradores son inasistencia continua, distracción o confusión; generalmente estos se confunden con cansancio pero siempre son pequeños indicios de que algo pasa en tu colaborador.

Lo más importante para generar una salud mental entre los miembros de tu equipo de trabajo es generar un ambiente de confianza, mediante una comunicación abierta.

Por ejemplo, un Sistema Ético no solo sirve para denunciar o reportar actitudes no éticas, sino también para hacer sugerencias o plantear ideas, con este Sistema Ético podrías vigilar desde los ojos de tus colaboradores el ambiente y la salud mental de todos ellos.

Finalmente, el Día Mundial de la Salud Mental nos recuerda que un equipo de trabajo estable y con la fortaleza necesaria no solo depende del material físico o la remuneración que tiene, además de esto, se necesita fomentar un ambiente laboral saludable para todos ellos.

 

Compliance en Perú

Desde las reformas, en enero, en el Código Penal de la república de Perú los programas de Compliance han surgido exponecialmente y de una manera diversificada, sin embargo, algunas organizaciones han replicado tres errores comunes en la gestión de las denuncias.

Cómo hemos planteado en otros artículos, las Líneas Éticas son el medio de comunicación por excelencia de los programas de Compliance y que, con base en las Mejores Prácticas del Gobierno Corporativo, debe estar en manos de un tercero con la capacidad de simplificar las denuncias y unificar los canales en un solo sistema.

Sin embargo, existen algunas organizaciones en Perú que han preferido gestionar su propia línea desde el interior, esto conlleva a dos problemas: 1) conflicto de interés entre los denunciantes y quienes reciben las denuncias y 2) no se asegura la protección del anonimato.

Otro problema que se ha detectado es la implementación de la Línea Ética, esto porque al realizar una campaña de sensibilización entre los colaboradores es importante mostrar las funciones y servicios que brinda este canal de comunicación, en dicha campaña conviene que el primer objetivo sea limitar las acciones que se pueden denunciar, las acciones se describirán en el Código de Ética o en el Código de Comportamiento.

La campaña de difusión de la Línea Ética se enfoca en mostrar que la gestión se realiza por un servicio de outsourcing y que protege el anonimato de los denunciantes.

En último lugar, uno de las fallas que constantemente se presenta en las organizaciones que implementan programas de Compliance es la diligencia de las denuncias, esto es, desde la recepción hasta la sanción, ya que no se tiene claro los procesos de quién hace qué o cómo se realiza una investigación.

Este problema es necesario combatirlo mediante cursos actualizados de Ética, Compliance y Códigos de Ética para los colaboradores de todos los niveles de la organización.

Los retos que presentan las organizaciones en Perú inspiran a EthicsGlobal a modificarse y personalizar el servicio para los intereses que convenga tanto a las empresas como Instituciones, para ello desarrollamos nuestro Sistema Ético Integral.

¿Has sufrido acoso laboral?

Una de las conductas que todo Código de Ética prohíbe es el acoso laboral. El acoso laboral son malos tratos entre los compañeros de trabajo, algunos son: gritos, daños a la moral, acoso psicológico, entre otros.

Según un estudio de OCC Mundial 7 de cada 10 mexicanos ha sufrido acoso laboral en algún momento de su carrera profesional. Esta dato revela que en las organizaciones aún faltan varias pasos para erradicar tal conducta.

Por otro lado, esa misma investigación señala que además del acosado y acosador, también existen los testigos; como dato estadístico OCC Mundial explicó que 8 de cada 10 colaboradores ha presenciado, escuchado o visto como acosan a algún compañero.

Ambos datos muestran la necesidad de alinear a las Mejores Prácticas del Gobierno Corporativo, cada empresa e Institución. Una de estas prácticas es tipificar como grave, dentro de los Códigos de Ética, cualquier tipo de acoso entre los trabajadores.

La principal motivación, de acuerdo con este estudio, para acosar a alguno de los compañeros de trabajo es para incentivar la renuncia, es decir, lo que se busca con el acoso laboral es que la gente salga por su propio pie.

En muchas ocasiones el acoso laboral lo normalizamos como una práctica común entre “colegas” para integrarlos al ambiente laboral. La realidad es contraria a eso, ya que mientras más acoso exista, menos producción económica tendrá la organización.

¿Quiénes son los más acosados? En otro resultado alarmante para las organizaciones, el estudio antes mencionado, mostró que: 8 de cada diez acosados son mujeres, y el restante porcentaje lo ocupan, hombres, gente estrato social bajo, la comunidad LGBT y gente de origen indígena.

Esto nos muestra que el acoso laboral es sistemático y tiene un área de riesgo perfectamente identificada para poder realizar las medidas pertinentes y eliminar una práctica común en todo tipo de organización.

 

Compliance en el USMCA

El 29 de noviembre se firmó el documento United States, Mexico and Canada Agreement (USMCA), este documento reemplazará el Tratado de Libre Comercio de América del Norte y se abrirán áreas de oportunidad para la nueva administración de México, así como para los gobiernos norteamericano y canadiense.

Independientemente del acuerdo en materia económica, incorpora la obligatoriedad de un programa de Compliance para las relaciones comerciales entre los tres países.

La Confederación Patronal de la República Mexicana (Coparmex) realizó un análisis donde identificó que los acuerdos que se lograron en el USMCA rebasan lo necesario en temas de anticorrupción.

Dentro del USMCA se identificaron los siguientes puntos relevantes: castigo para actos indebidos, capacitación constante y real, protección a los denunciantes, cero tolerancia al soborno, cero tolerancia a empresas corruptas, participación ciudadana y cooperación trilateral permanente.

Estas novedades que incorpora el acuerdo tripartita modifica el panorama que tienen los tres países frente a la corrupción. Cada punto lo desarrollamos a continuación:

  1. Castigo para actos indebidos: los actos indebidos se refiere a transacciones fuera de los libros, falsificación de gastos, uso de documentos falsos y destrucción de documentos contables.
  2. Capacitación constante y real: este punto señala que tanto sector público como el privado tendrán la obligación de actualizarse en materia de ética y Compliance para identificar conductas ilegales y denunciarlas.
  3. Protección de denunciantes: este punto resalta porque en la Unión Europea aún no es una realidad, sin embargo, el USMCA buscará proteger a los denunciantes de represalías.
  4. Cero tolerancia al soborno: sin duda una de las prácticas más comunes para las organizaciones privadas y públicas es el soborno, mediante este acuerdo, se prohibirán los pagos para facilitar trámites.
  5. Cero tolerancia a empresas corruptas: mediante esta medida se busca volver obligatorio la presencia de un Compliance Program para todas las empresas e Instituciones.
  6. Participación ciudadana: la inclusión de los trabajadores, proveedores y clientes para detectar prácticas de corrupción y soborno será uno de los pilares para volver realidad este punto.
  7. Cooperación trilateral permante: el USMCA permitirá que si se encuentran algún hecho ilegal de corrupción que involucre a los tres gobiernos, entonces cada uno participe en la investigación para facilitar la resolución.

En EthicsGlobal identificamos áreas de oportunidad para colaborar en esta nueva etapa del acuerdo trilateral entre México, Canadá y Estados Unidos con el objetivo de terminar con la corrupción, aún falta mucho recorrido, pero estas iniciativas promueven la cultura de la Mejores Prácticas del Gobierno Corporativo.

#MeToo modifico las políticas en las organizaciones sobre el acoso sexual

Desde 2017 el movimiento #MeToo ha modificando la visibilidad que tiene el acoso sexual en diversas partes de la sociedad, sobre todo en el ámbito cinematográfico.

Una de las personalidades que, a través de denuncias, ha sido señalada como un acosador fue Harvey Weinstein, él es un productor de cine en Hollywood y ha sido acusado por muchas mujeres de acoso sexual.

Además de las implicaciones legales y éticas propias de la denuncia por acoso sexual, llama la atención que a pesar de que ya muchas personas antes de #MeToo lo habían denunciado y había procesos en curso, las compañías seguían contratando al productor de cine.

Actualmente, tanto la comunidad artística como la sociedad en general ha asumido su responsabilidad y vetado a Weintein de cualquier trabajo relacionado con la industria cinematográfica.

Como respuesta formal algunas organizaciones e Instituciones han optado por prever contratar o relacionarse comercialmente con aquellas personas que se encuentren en algún proceso que los implique en un caso de acoso sexual, a dicho punto le llaman la “Clausula Weinstein”.

Esta práctica tiene como fin evitar relaciones con personas implicadas en casos de abuso sexual y blindar sus negocios ante un escándalo mediático. La “clausula Weinstein” brinda a las organizaciones la posibilidad de proteger a la organización de un riesgo importante.

Sin duda estos avances de la sociedad civil organizada motivan a seguir proveyendo servicios éticos para las empresas e Instituciones. Con el objetivo de prever riesgos o negocios que pongan en peligro la imagen corporativa.

Un caso donde ya se ha utilizado esta clausula es en Wall Street, algunas empresas han utilizado esta clausula para protegerse contra este riesgo latente.  A partir de esto, múltiples organizaciones buscan convencionalizar la “clausula Weintein”.

En EthicsGlobal sabemos de la preocupación de las organizaciones para protegerse al interior y exterior de esta conducta ilícita: el acoso sexual. Una de las mejores prácticas es tener una gestión de denuncias adecuada, esto basado en dos objetivos: proteger a la víctima e investigar objetivamente.