Las barreras más comunes en una campaña de Comunicación Interna

Las organizaciones que buscan difundir las Líneas Éticas de Denuncia deben realizar una campaña de difusión, pero existen algunos problemas comunes que toda campaña puede sufrir. Antes de abordar los problemas y barreras de dichas campañas, nos enfocaremos en la importancia de la Comunicación Interna.

El punto de este tipo de comunicación es cumplir con los objetivos que se adquieren institucionalmente para mantener o generar relaciones entre los miembros que la componen, es decir, la Comunicación Interna es el puente que enlaza a la organización.

Por ejemplo, de manera práctica la Comunicación Interna ayuda a que los colaboradores sientan una participación activa en la organización; y con esto establecer mejores relaciones entre jefes, colegas y dependientes.

Se vuelve, por tanto, necesario para que estas campañas de Comunicación Interna sean efectivas mediante la retroalimentación. Esta retroalimentación o feedback se vuelve el factor principal para una buena Comunicación Interna, pero en algunas ocasiones existen barreras que imposibilitan la retroalimentación.

Las diez barreras más comunes que se pueden presentar son:

• Incorrecta selección de canales de comunicación.
• Mala planeación.
• Suponer algo de la audiencia.
• Distorsión contextual.
• Barreras de lenguaje.
• Retención de información.
• Poca empatía para escuchar.
• Desconfianza.
• Poco tiempo para la transmisión del mensaje.

Cada una tiene soluciones prácticas que a continuación explicaremos. Por ejemplo, una de las Mejores Prácticas para seleccionar el canal de comunicación correcto es que el canal sea rentable, oportuno, que tenga un gran alcance e impacto.

Para realizar una excelente planeación de la campaña de Comunicación Interna se recomienda que sean campañas que sigan los objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y en tiempo. Esto es útil para diseñar las campañas.

Cuando se realizan las campañas en muchas ocasiones se supone algo de la audiencia basándose en estereotipos o ideas erróneas. Este problema de la comunicación impide que las campañas se expresen claramente, por ello una de las soluciones que se pueden adoptar es realizar un análisis del Target al que se busca llegar.

La distorsión contextual surge cuando existe una cultura débil en la organización, ya que al interior se forman grupos con su propia cultura y no se interrelación con la organización. Para solucionar este problema sugerimos impulsar los resultados que se han obtenido mediante la Línea Ética de Denuncias para mejorar la imagen interna de la organización.

Con barrera lingüística nos referimos al vocabulario que pueden llegar a tener los colaboradores, debido a que las palabras pueden ser confusas o con significados ambiguos. Por ello el conocimiento del Target es tan importante para formar un mensaje con alto impacto.

Un problema es la retención de información ya que a veces el tiempo para escuchar el mensaje es muy poco, por lo que la Mejor Práctica consiste en hacer una campaña que los siga, es decir, construye mensajes de tal forma que los puedan consultar en cada instante de su día.

Otra barrera de las campañas de Comunicación Interna es la falta de empatía de los colaboradores esto porque no están inmersos en la cultura de la organización. Para ello las campañas se tienen que re-evaluar y reorganizar constantemente para estar acorde a la generación que se dirigen.

La desconfianza es fruto de una mala imagen interna y esta barrera de comunicación es obligación de los productores del mensaje ser gestionada. Tal vez en este punto sería válido preguntarse, ¿qué imagen proyecta entre sus clientes internos?

Todas y cada una de estas barreras de comunicación representan la mala planeación o la falta de cultura organizacional. En EthicsGlobal colaboramos contigo para difundir la Línea Ética de Denuncias y generar confianza para que tanto empleados como proveedores la utilicen.

9 Mejores Prácticas para la difusión de la Línea Ética

La Línea Ética de Denuncias es el medio de comunicación con el que las organizaciones monitorean el ambiente laboral, sin embargo para lograr dicho objetivo se necesita que los colaboradores y proveedores lo utilicen.

Si se busca que tanto proveedores y colaboradores la utilicen se necesita una campaña de difusión que contemple las Mejores Prácticas Corporativas. Dicha campaña debe alinearse con la Comunicación Organizacional y la Cultura Interna para convencer al público final.

Entre las mejores prácticas podemos señalar las siguientes:

1. Generar campañas adecuadas a la estructura de la organización

Este punto consiste en dimensionar la complejidad que tienen la organización para que cada parte que la compone pueda llegar a conocer el mensaje. Por ejemplo, si es una organización transnacional debe contemplar la mayor parte de canales de comunicación y pensar en cada público objetivo; por el contrario, si es una Pyme se enfocará en un mensaje local y fácil de comprender.

2. Desarrollar campañas interactivas

Debido a que, los colaboradores y proveedores (target de la campaña de difusión) tienen una jornada laboral apretada, se debe abrir la posibilidad a que esta campaña también los siga en su jornada, para generar confort y familiaridad con el entorno laboral.

3. Crear campañas que los sigan

Otra Mejor Práctica Corporativa son las campañas de e-mailing que los pueden revisar antes o después de la jornada laboral, mencionando la importancia de sus denuncias. Además, que esto va acorde con que la mayoría de los reportes suceden entre esos horarios.

4. Involucrar al publico en la campañas

Al involucrarlo en el desarrollo y evaluación de la campaña, se posibilita la retroalimentación del público al que se dirigen. Este involucramiento también genera simpatía entre los colaboradores y proveedores para utilizar la Línea Ética de Denuncia, por ejemplo, algunas actividades pueden ser: un actividad de aprendizaje con el fin de ponerse en los pies del que recibe el reporte o denuncia.

5. Volver creativa tu campañas

Cuando una campaña adquiere creatividad en su implementación logra llegar a los públicos de una manera emocional, lo cual aumenta la capacidad de recepción del mensaje. Una estrategia para a creatividad de la campaña de la Línea Ética de Denuncia es personalizar la mayor parte de los mensajes para que se sientan tomados en cuenta.

6. Invertir tiempo y dinero en la campañas

Si el personal al que se dirige la campaña observa que se invierte tiempo y dinero, esto generará un sentimiento de compromiso entre ellos y aumentará la atención que presten a la campaña.

7. Seleccionar los canales de comunicación correctos

Para volver eficaz tu campaña de difusión se toma en cuenta las siguientes características: rentabilidad, oportunidad, alcance e impacto. Estas características son indices cuantitativos que permite tomar la mejor decisión al momento de implementar la Línea Ética de Denuncias.

8. Actualizar constantemente la campañas

El entorno generacional de las organización se modifica con el paso del tiempo, aunque no es un cambio inmediato, una de las Mejores Prácticas consiste en evaluar constantemente si la campaña tiene coherencia con la generación a la que se dirige.

9. Comunicar los avances y logros de la Línea Ética de Denuncias.

Aunque una Línea Ética de Denuncias mantiene el anonimato de los denunciantes, si la denuncia representa una solución que mejora la imagen corporativa de la organización, se debe hacer una campaña para mostrar lo que ha logrado una denuncia. De esta manera se incentiva que más colaboradores y proveedores la utilicen.

En EthicsGlobal nos inspiramos en las Mejores Prácticas Corporativas para que la campaña de difusión de la Línea Ética de Denuncias informe, capacite a tus usuarios finales buscando mejorar el ambiente laboral y las condiciones ética de tu negocio.

¿Qué sigue después de implementar una Línea Ética de Denuncia?

Difundir la importancia de una Línea Ética de Denuncia, al igual que las características que la componen, son los primeros pasos rumbo a la cultura del Compliance, pero sin la difusión correcta no es útil para ningún miembro de la organización.

La mejor práctica del Buen Gobierno Corporativo para difundir, capacitar y concientizar a tus colaboradores sobre ética laboral, son las Campañas de Comunicación Organizacional. La columna vertebral de todo sistema organizacional son las comunicaciones que se tiene con el interior y el exterior de las empresas e Instituciones.

¿Comunicación Organizacional, para qué?

Una Línea Ética de Denuncia es un canal de comunicación para el interior y exterior de la organización, y generalmente es un servicio provisto por un tercero a la organización, por lo que necesita una campaña especial para su uso.

Esta campaña debe conformarse por la Comunicación Organizacional. Esta es una disciplina que se encarga de gestionar la cultura interna de su empresa o Institución y se divide en dos: interna y externa.

La comunicación interna es el conjunto de actividades que crean y mantienen relaciones entre los miembros; mientras que, la comunicación externa son las actividades que se realizan para mantener una relación, por ejemplo las relaciones públicas.

Por lo que, al llevar a cabo una campaña desde el enfoque de la Comunicación Organizacional, mejoras la imagen corporativa con la comunicación externa, al mismo tiempo, con la comunicación interna fortaleces el espíritu grupal entre los colaboradores.

Al mismo tiempo que existen estos tipos de comunicación, existen diferentes formas de llevarlos a cabo. Para casi cualquier organización existen las siguientes tres formas: descendente, ascendente y horizontal.

La comunicación descendente es de directivos hacia empleados, la comunicación ascendente es viceversa y la comunicación horizontal es entre colaboradores del mismo nivel. Para cada uno existen materiales ideales para hacer llegar su mensaje.

Dentro de las mejores prácticas corporativas los materiales que le sugerimos para hacer llegar su mensaje en una comunicación descendente son: memorándum, cartas, manual de operaciones, folletos o reportes. Para que todos estos materiales sean efectivos se sugiere la posibilidad de tener retroalimentación de quien recibe los mensajes, así se comprenderá si realmente llegó el mensaje.

En tanto, en la comunicación ascendente se sugieren las siguientes formas para que sea efectivo la transmisión de mensajes: reunión periódica, entrevista personalizada, círculo de calidad, vía telefónica o encuestas.

Finalmente, para la comunicación horizontal el mejor medio es la comunicación cara a cara, ya que la posibilidad de interacción es mayor y la comprensión de mensajes aumenta. Entonces, una de las mejores prácticas corporativas es que sus colaboradores hablen de la Línea Ética de Denuncias como algo cotidiano.

23 % de los empleados piensa que comprendería mejor los objetivos globales de la organización si recibiera más y mejor información.

En conclusión, sugerimos que una de las mejores prácticas al momento de implementar la Línea Ética de Denuncias es una campaña de difusión que tome en cuenta el tamaño de la organización, el público objetivo y articule correctamente los mensajes a transmitir. En EthicsGlobal colaboramos en lo necesario para difundir la Línea Ética de Denuncias considerando: las metas de la organización, los públicos objetivos, las políticas de comunicación y compromiso con los objetivos planteados.

¿Por qué implementar un Línea Ética de Denuncias ?

Hay muchas razones para implementar una Línea Ética  de Denuncias que sea anónima y gestionada por un tercero. Los informantes necesitan saber a dónde dirigirse, cómo evitar a sus supervisores y permanecer anónimos. Un Sistema Ético de Denuncias resuelve muchos de esos problemas al reportar conductas inapropiadas y otorga a los empleados, proveedores y vendedores la habilidad de levantar denuncias genuinas, así mismo, reducir el riesgo de que los individuos dirijan sus reportes a otro lado, que potencialmente puede dañar la reputación de la organización y causar un daño financiero.

Una Línea Ética de Denuncias  debe:

1. Empoderar a tus empleados para dar información sobre violaciones legales hacia una autoridad interna y tomar las acciones necesarias inmediatamente.

2. Ser accesible a la organización e incluir a los clientes internos y externos.

3. Tener la oportunidad de brindar anonimato a los denunciantes.

4. Minimizar la exposición de riesgo en caso de que los empleados eludan las políticas y lineamientos internos.

5. Brindar atención en vivo 24 horas, 7 días a la semana y los 365 días del año.

6. Concientizar a los empleados y proveedores sobre que la organización se adhiere a lo establecido en el Código Ético.

Entre las diferentes razones que existen para implementar un Sistema Ético de Denuncias se encuentra: a) Sanciones legales y con base en resoluciones con argumentos, b) Accesibilidad, c) Adhesión a estándares internacionales en temas de cumplimiento , e) Anonimato, f) Minimizar la exposición a daños, g) Beneficios económicos, entre muchos más.

En primer lugar, evita las sanciones legales ya que si no hay un mecanismo efectivo que gestione los reportes o denuncias, estas violaciones éticas pueden crecer significativamente con el tiempo y pueden llegar a una escala global como el caso  Enron.

Otra razón para implementar un Sistema Ético de Denuncias es la accesibilidad, ya que no solo los empleados pueden observar conductas no éticas, también proveedores o clientes pueden darse cuenta de alguna conducta y pueden reportarla, es por eso que esta Línea Ética de Denuncias, tiene que ser accesible a todos los miembros de la organización.

En tercer lugar, algunas regulaciones internacionales requieren que las empresas e Instituciones tenga un Sistema Ético de Denuncias, por ejemplo, para hacer negocios con Estados Unidos o Canadá, ellos requieren tener una política interna que reciba, investigue y sancione las denuncias recibidas y que permita el anonimato de los denunciantes.

Una razón más para implementar un Sistema Ético de Denuncias, es brindar anonimato y confidencialidad a los denunciantes, ya que al hacer esto, se genera en los empleados y proveedores un clima de aliento para que  reporten comportamiento ilícitos al respetar su privacidad y el anonimato.

Además, uno de los beneficios más importantes de las líneas éticas de denuncia es que en caso de que llegue a los periódicos nacionales o internacionales un escándalo que dañe la imagen corporativa de su organización, se requiere que previamente haya existido una Línea de Denuncias para mostrar el compromiso que se tiene con la cultura de la legalidad.

En penúltimo lugar, una razón más para implementar la Línea de Denuncia es que si se contrata a un tercero para gestionar el servicio, la inversión es pequeña comparada con el potencial desastre financiero que puede causar un fraude que sea manipulado por ejemplo, por personas que atienden líneas de manera interna debido a compadrazgos, amistades que generen encubrimientos.

Finalmente, si contratas un Sistema Ético de Denuncias muestras una política de cero tolerancia a los comportamientos ilícitos dentro tu organización, al mismo tiempo, ayuda a evitar en los empleados una percepción de impunidad al momento de denunciar.

Por lo tanto, las diferentes razones para implementar una Línea de Denuncias son para beneficio de la organización, tanto el clima laboral, como la prevención de perdidas financieras. En EthicsGlobal comprendemos ese riesgo y te invitamos a conocer  nuestro Sistema Ético de Denuncias.

Línea de Denuncias, ¿Interna o Externa?

Las Líneas Éticas de Denuncia son parte del Código Unificado de Buen Gobierno Corporativo. El Buen Gobierno Corporativo: protege tanto a la organización como al empleado, elimina gastos innecesarios, perdidas económicas e identifica las fuentes de corrupción y deshonestidad; al mismo tiempo, incrementa la motivación y compromiso de los empleados e incluso limita la responsabilidad de los directivos y ejecutivos.

El Buen Gobierno Corporativo se manifiesta a través de dos productos: ética y programas de Compliance. Ambos productos aumentan la reputación y la integridad financiera, protegen a la compañía de costosos procesos legales e incorporan a la organización en regulaciones globales, tales como, Ley Sarbanes-Oxley; en el mismo orden de ideas, el Buen Gobierno Corporativo incrementa y fortalece la cultura corporativa y el valor de los activos.

4 de cada 10 personas afirman tener una cultura ética débil

Para que el Buen Gobierno Corporativo tenga esos resultados, la implementación de una Línea de Denuncia es de vital importancia, ya que esta línea puede llegar a ser el mejor método para detectar el Fraude; cerca del 40% de este tipo de conductas se detectan en mediante canales de denuncia. En promedio una Línea de Denuncias Ética recibe entre 2 y 5% denuncias de la población total de los empleados cada dos meses y, este nivel de denuncias se puede incrementar si:

1. Incrementa la cultura corporativa.
2. Aumenta la promoción y la capacitación ética.
3. Existe un comité ético.
4. Se enfrentan los problemas actuales de la organización.
5. Se resuelven conductas no éticas que ocurrieron en el pasado.

13% de los empleados sienten presión al adherirse a un Código de Ética

Una de las mejores prácticas para una Línea Ética de Denuncia  consiste en contratar a un tercero para gestionar, operar y delegar las denuncias, pero ¿cuáles son las diferencias entre tener un canal interno propio y contratar a un tercero?

Las necesidades de implementar ya sea un canal interno o externo varían desde el precio que tendrá, la disponibilidad; además que, tener un canal de denuncias, es mejor que no tenerlo. Pero, ¿cuáles son los costos de implementar un canal interno?

Un canal interno no siempre tiene el mismo nivel de confiabilidad, ni protege el anonimato de los informantes, asimismo, este canal interno no tiene la especialización ni el diseño que un tercero podría brindar y finalmente la percepción de que los directores de la organización están comprometidos con mejorar las conductas se representa en un la introducción de un tercero.

En cambio, un canal externo brinda la oportunidad de mantener el anonimato de la denuncia, con operadores entrenados en temas de empatía y técnicas de investigación y finalmente un tercero,  brinda un sistema integral de reportes, datos estadísticos y una visión integral sobre el comportamiento ético de su organización.

Las 4 mejores prácticas para operar una “Whistleblower Hotline”

Después de la Ley Sarbanes-Oxley, un Programa de Denuncias dejó de ser visto como un lujo innecesario para las compañías. El Programa de denuncias se materializa en una Whistleblower Hotline o Línea de Reportes Ética que es una parte esencial para los programas de Compliance.

Las Whistleblower Hotline se han convertido en una herramienta fundamental para detectar cualquier tipo de conducta no ética, en especial como método de prevención del fraude; estas líneas también han funcionado para medir la mejora del ambiente laboral.

Para entender este y otros beneficios, las compañías deben alinear sus Líneas de Denuncia a las mejores prácticas del buen gobierno corporativo, para ello anualmente deben auditar esas líneas e identificar si están funcionando acorde con las prácticas, la cuales consisten en:

Demostrar confianza.

En pocas organizaciones los empleados confían en una Línea de Denuncias, debido al temor a represalias o a que haya impunidad. En muchas ocasiones lo mejor para estos casos es insistir en demostrar a los empleados un compromiso para lograr un lugar de trabajo ético proveyendo diferentes formas para que ellos realicen sus denuncias, como una línea telefónica, pero también se debe incluir un sitio web u otras formas electrónicas para denunciar.

Dar diferentes opciones para denunciar.

En muchas ocasiones los empleados no se sienten cómodos para denunciar las conductas éticas abiertamente, ya sea por miedo a reprimendas de los jefes o sus compañeros e inclusive temor a perder su empleo. Si comunicas tus valores y una cultura ética los colaboradores se volverán participativos y denunciarán una conducta no ética.

Sin embargo, las compañías deben asegurarse que cada caso denunciado cuente con toda la información necesaria para comenzar una investigación. Para lograr esto la comunicación debe ser interactiva y obtener la mayor cantidad de información.

Mantener una clara delegación y un plan de difusión.

Para garantizar que todos los reportes se dirijan a la gente apropiada y poder darles una resolución en tiempo, las organizaciones tienen que tener una delegación y una difusión correcta. Tanto ejecutivos como los Compliance Officer deben acordar los temas que necesitan inmediata resolución y los que pueden esperar un poco más.

La mejor práctica en este caso consiste en informar de manera equitativa para todos, ya que mientras los ejecutivos revisan la denuncia, el Compliance Officer confirma la información y la denuncia. Algunas compañías también involucran al departamento de recursos humanos.

Tener una única línea y que sea gestionada por un tercero.

Algunas organizaciones tienen múltiples líneas de denuncia, que pueden variar por el área de negocio, la zona geográfica o el trabajo que realiza en la compañía. Sin embargo, esto puede causar en los empleados inseguridad acerca de cual es la línea correcta para realizar la denuncia, por eso la mejor práctica consiste en unificar una sola Whistleblower Hotline.

Por otro lado, la mejor práctica para gestionar la Línea de Denuncia es que sea provista por un tercero ya que asegura el anonimato, salvaguarda la integridad de los denunciantes y mantiene la objetividad de los reportes recibidos. Además, que un tercero debe tener un proceso bien establecido para capturar y difundir los reportes, nos referimos a la profesionalización del servicio.

Conclusión

La Línea de Denuncia Ética o Whistleblower Hotline es un elemento fundamental para los programas de Compliance, ya que construye y mantiene la cultura ética de una organización. Las empresas e Instituciones, deben asegurarse de implementar  mejores prácticas con el fin de mejorar el clima laboral en el que se desenvuelven sus empleados y así, proteger los negocios de la compañía.

¿Por qué tener un Programa de Compliance?

Para empezar los Programas de Cumplimiento son una parte del Decálogo propuesto por Transparency Internacional y los podemos definir como las normas de carácter interno, establecidas por un órgano interno de la organización, para mitigar y prevenir riesgos en los que la organización puede caer durante sus operaciones. En suma, es la consumación de los principios éticos y de conducta que consolida la cultura de la legalidad y de las buenas prácticas corporativas.

Estos Programas de Cumplimiento surgen debido a que en diversas partes del orbe se modifica el principio de: “Las sociedades no delinquen”, a partir de este cambio en los Códigos de Procedimientos Penales, ahora se les puede imputar cargos penales. Por consiguiente, estas normas de cumplimiento se utilizan para prevenir, mitigar e investigar conductas ilícitas al interior de las organizaciones.

Los Programas de Cumplimiento o Compliance explica el Dr. Ontiveros Alonso adquirieron mayor relevancia, debido a que: “El modelo de imputación penal a las empresas se modificó de tal manera que ese principio rechazaba la posibilidad de procesar -previo a investigación- y posterior sanción a una persona jurídica.”

Para sancionar a una persona jurídica existe “un procedimiento interno para personas jurídicas, que no depende del Compliance Officer, y mediante un proceso digno de un sistema moderno procesal ponen sanciones por el propio orden colectivo, las sanciones deben estar previamente estandarizadas en el Compliance de la empresa”, ahondó Ontiveros Alonso.

Como parte de adoptar un Programa de Cumplimiento también se deben de cumplir con los principios de un buen gobierno corporativo. Estos principios se explican en el Código Unificado de Buen Gobierno Corporativo y forma las bases que generen confianza para aumentar las inversiones y contribuir a la prevención de la corrupción.

Los Programas de Compliance son “una parte fundamental es la fidelidad al orden jurídico, el respeto a los derechos humanos, el respeto a la dignidad, respeto a las personas trabajadoras, el respeto a la libertad.” así lo definen el penalista Ontiveros.

En opinión de Ontiveros Alonso, los beneficios de un Programa de Compliance repercuten en tres áreas importantes. Las tres áreas que beneficia son: jurídica, Administrativa y Ética; en términos jurídicos se excluye penalmente a las organizaciones; administrativamente, las organizaciones tienen una mejor imagen corporativa, por lo que, se vuelven más confiables a nivel internacional; en temas éticos “es un paso extraordinario porque todo el mundo quiere tratar con gente amable y respetuosa, que se maneja con un código ético,” concluye el penalista.

La desaparición del principio que indicaba que las sociedades no podían delinquir, resalta la necesidad de incluir normas y procedimientos al interior de la organización para que se integren al Código Unificado de Buen Gobierno Corporativo.

En conclusión, cualquier área de negocio que quiera desarrollar un emprendedor debe contemplar tener un Programa de Cumplimiento que sea profundo, eficaz y se difunda para evitar incurrir en un delito penal. En EthicsGlobal colaboramos con las diferentes organizaciones internacionales para seguir construyendo el Cumplimiento.

¿Cómo valorar las evidencias y testigos en una investigación?

Anteriormente hablamos de la necesidad de las evidencias y de cómo recolectarlas para denunciar algún comportamiento no ético. Tanto las denuncias como las pruebas de esas denuncias,  son comunicadas mediante un Canal de Reporte para después ser valoradas por un Comité de Ética.

La valoración de evidencias y testigos es la forma de presentar diversos testimonios, objetos, documentos o el material necesario para que se pueda argumentar a favor o en contra de algún hecho presenciado.

El objetivo de las evidencias y testigos es generar criterios para que el Comité de Ética pueda dar seguimiento y definir con base en el Código de Ética, cuál sería la sanción o el castigo pertinente. Por lo que, valorar las evidencias y testigos es una función de suma importancia, ya que, es la principal fuente de información del Comité.

Búsqueda de testigos

El testigo es aquella persona que puede y tiene la capacidad de brindar testimonio ya sea que presenció de manera directa o indirecta algún acontecimiento. El testigo presencial es el que observó los acontecimientos de manera directa, en contraste con, el no presencial da testimonio sobre algo escuchado o que le hayan contado.

Te presentamos algunos consejos para poder encontrar a los testigos:

• Investiga con parientes cercanos a la dirección actual
• Acércate con amigos comunes para saber si han tenido contacto recientemente
• En la empresa que trabaja acércarte con los compañeros más cercanos
• Si tienen algún perfil en red social también es importante investigar ese medio
• Finalmente para localizar al testigo, también, se puede hacer uso buscadores en línea

Búsqueda de evidencia

La evidencia es el objeto que da la certeza sobre el acontecimiento, estas evidencias tienen que ser cercanas a la víctima y recolectables. Algunos consejos para recolectar pueden ser: levantar cualquier evidencia física (prefiriendo tener una gran cantidad), no alterarla en ningún modo, separarla y clasificarla de acuerdo al orden cronológico.

En ocasiones cuando la ética en la organización es quebrantada, se pueden encontrar dos tipos de evidencias, de acuerdo con los hechos. Una es la evidencia determinada y la otra es indeterminada. La evidencia determinada se refiere a la que, mediante un análisis visual minucioso, tienen relación directa con la persona; en cambio, la evidencia indeterminada, requiere de un análisis a profundidad o de un tratamiento específico para mostrar su relación con el hecho.

La valoración de las evidencias y testigos requiere de criterios específicos para que el Comité de Ética determine la culpabilidad y sanción de los infractores, esto debe establecerse en el Código de Ética. Cuando sancionas a los infractores se genera, ante los colaboradores, certeza de la implementación de un Programa de Compliance y la confianza para seguir denunciando. En EthicsGlobal colaboramos, a través de nuestro Sistema Ético de Denuncias, para brindarte a través de un canal confiable las herramientas necesarias para obtener la información que te permita argumentar con evidencias sólida tus investigaciones.

¿Cómo y por qué investigar correctamente un reporte de compliance?

En 2015 se modificó el Código Penal en España e introduce la necesidad de los programas de prevención penal, esto coloca en las esfera pública la necesidad de los canales de denuncia. Estos canales reciben de manera anónima o confidencial las actuaciones contrarias al Código de Ética implementado en la organización.

Estas denuncias se deben investigar internamente para reunir los elementos de prueba y conocer lo ocurrido, entonces el Comité de Ética toma la decisión en términos de sanciones. Pero, ¿la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas es una transferencia del poder Estatal a la organización para prevenir delitos?

La respuesta es no, debido a que la complejidad de las empresas transnacionales requeriría de un esfuerzo multi-estatal. Pero, lo que si pueden hacer los Estados es facilitar en la colaboración de las investigaciones y la forma de sancionar.

Estas investigaciones al interior de la organización carecen de potestad jurisdiccional, ya que la relación entre empleador y empleado solo existe para colaborar y dar explicaciones de lo ocurrido cuando se corrompió el Código de Ética. Sin embargo, estas declaraciones en una persecución jurisdiccional si se toman en cuenta, de ahí la importancia de las investigaciones internas.

Las investigaciones que lleguen a realizar las organizaciones llegan a carecer de instrumentos para recolectar las pruebas, por eso la asesoría con otros organismos y la constante capacitación del Comité de Ética es un tema fundamental.

Muchas organizaciones ya han implementado reglamentos internos para estas investigaciones. Los esfuerzos han resultado en un buen avance tanto para las diferentes áreas de la organización como para el Estado.

En conclusión, el reto de las investigaciones se debe guiar por las decisiones de los tribunales colegiados en apego a los Derechos Humanos ya que al investigar alguna conducta no ética se persiguen delitos, pero sobre todo se previenen delitos.

En EthicsGlobal te brindamos la orientación y la información a través de nuestros diferentes cursos E-learning acerca de cómo investigar internamente las conductas ilícitas apegado a buenas prácticas. Consulta con nuestros asesores cómo el Sistema Ético de Denuncias colabora el fomento del Compliance.

Inteligencia Artificial, digitaliza la investigación

75% de los empresarios creen que la Inteligencia Artificial (IA) hará su trabajo más fácil

En Reino Unido y Bélgica un proyecto policial está utilizando la IA con el objetivo de escanear millones de fuentes de información de todo tipo para detectar sospechosos y reconstruir escenas del crimen. Estos hallazgos conducen hacia nuevas líneas de investigación.

El fin de utilizar IA en ese proyecto policial es eliminar las tareas lentas de los analistas para preparar los casos con mayor velocidad e incluso identificar información que para los humanos sería desconocida. Esta rapidez que se busca ayudaría a los Comités de Ética en la resolución de los conflictos que podrían enfrentar.

El proyecto VALCRI (Visual Analytics for Sense-making in Criminal Intelligence Analysis) es un algoritmo avanzado que adapta capacidades de aprendizaje automático, e implica que sus capacidades analíticas son mejores al interactuar con datos y perfiles delictivos.  Teniendo el objetivo de crear una base de información visual y adquirir la capacidad de identificar los rostros de los criminales en las cámaras de seguridad.

Otras herramientas que se pueden utilizar para colaborar entre la Inteligencia Artificial y tú organización son: lingüística computacional, minería de datos y Smart Process Management. La primera te ayuda a mejorar la comunicación interna de la organización; la segunda colabora para optimizar los recursos materiales; y la tercera te ayuda tomar mejores decisiones.

En 2020 85% de las interacciones serán gestionados artificialmente

Como consecuencia de este avance en relación a la IA,  los Sistemas de Denuncia que quieran adaptarse al entorno digital tienen un ejemplo de cómo y para qué se podría usar dentro de las organizaciones la inteligencia artificial y la manera en que podría mejorar el proceso de investigación. Por ejemplo: la investigación de las conductas ilícitas, tales como, corrupción o blanqueo de capitales se puede combatir eficazmente y de una manera más sencilla con la minería de datos utilizando algoritmos de búsqueda.