¿Qué técnicas debo usar en mi Línea de denuncias?

Alguna vez te has preguntado cómo mejorar la confianza en tú Línea de denuncias, la primera parte consta de los medios de difusión y recepción de los reportes, mientras que, la segunda parte es la investigación y gestión de los casos. Es por ese motivo que hablaremos de las principales técnicas para investigar los reportes.

Observación

La Observación es una técnica de investigación que consiste en recopilar los comportamientos en un contexto específico sin intervención del observador. El objetivo de esta técnica es contextualizar la denuncia.

Entrevista

En segundo lugar, la entrevista es la principal herramienta ya que le permite al investigador tener una interacción directa con la víctima y el sospechoso. La entrevista es un instrumento estructurado con el que se buscan recabar los testimonios o contrastar las versiones.

Para realizar una entrevista se necesita pensar con anticipación las preguntas y los momentos adecuados, ya que con eso se obtendrá más información. También, es cierto que se deben tener ciertas especificaciones para realizar como el control o los materiales, sin embargo, lo más importante es la objetividad, ya que una entrevista no es para enjuiciar, sino para recabar los hechos.

Interrogatorio

Esta técnica se utiliza para confrontar al sospechoso, similar a la entrevista se necesita una estructura para realizar las preguntas, pero para realizar esta modalidad, se incorpora la imputación del principio de inocencia. Es decir, durante el interrogatorio se piensa demostrar que el sospechoso es inocente.

Análisis de contenido

Esta técnicas de investigación busca recopilar entre diferentes fuentes de información pruebas que comprueben o refuten los hechos de la denuncia. Las fuentes pueden ser primarias o secundarias. Las primarias son las que fuente de información proviene directamente de víctimas o sospechosos, mientras las secundarias son las que provienen de testigos.

En EthicsGlobal buscamos mediante nuestro modelo 360° que las investigaciones y la gestión de los reportes sea la principal forma para resolver o evaluar las sanciones en las organizaciones.

¿Cuáles son las Mejores Prácticas para Sancionar?

Uno de los puntos importantes que debe tener una Línea de denuncias es una matriz de sanciones. La matriz se debe definir por el Comité de Ética y contempla todas las medidas correctivas que se aplicaran de manera equitativa a quien cometa alguna violación al Código de Ética y Conducta.

Para construir una matriz de sanciones se debe tomar en cuenta los siguientes documentos:

  • Código de Ética y Conductas
  • Políticas y Lineamientos internos
  • Leyes locales y federales de trabajo
  • Tratados internaciones
  • Constituciones

Con base en los anteriores documentos se diseña la matriz de sanciones para identificar y juzgar cada una de las conductas no éticas que se pueden presentar en la organización.

La gestión de las sanciones es responsabilidad completa del Comité de Ética, entonces, ellos también son los encargados de diseñarla y mandarla a aprobación por las diferentes instancias correspondientes.

Cuando construyan la matriz de sanciones se debe clasificar las faltas al Código por: Leves, Medias, Graves y Muy graves. A su vez, las sanciones se clasificaran de la misma manera para correlacionar ambos aspectos y configurar una sanción correspondiente.

A continuación se muestra un ejemplo para una matriz de sanciones:

Leves Medias Graves Muy graves
Reprimenda verbal Actas administrativas Traslado a otro centro de trabajo Despido

Con este ejemplo podemos distinguir que las sanciones esta relacionadas con la falta que se haya cometido, de esta manera se tendrá un criterio objetivo para asignarlas a las personas.

La Línea de denuncias depende de su credibilidad es por ello que la aplicación de las sanciones es una parte importante para que los usuarios la sigan utilizando y confiando en ella.

Tener una herramienta tecnológica que permita la asignación de sanciones de manera transparente y auditable permitirá tener confianza dentro del Comité de Ética lo que aumentará la eficacia de la gestión en la Línea de denuncias.

¿Cómo evaluar la línea de denuncias?

La línea de denuncias es una de las protecciones que debe tener una organización pero asegurar su eficacia no es tan fácil como parece. La evaluación de esta Línea es parte de un modelo holístico para que las organizaciones se perfilen hacia un Compliance integral.

Existen diferentes métodos para evaluar la Línea de denuncias, el primero consiste en la recepción de los usuarios, es decir, que tanta confianza sienten al utilizar, por el otro lado, se encuentra la atención que la compañía le brinda a los reportes.

Los pasos para realizar el primer método son:

  1. Identificar los medios de difusión
  2. Evidenciar las políticas de no represalias y no complicidad
  3. Diseñar un instrumento
  4. Evaluar la percepción

Para el segundo método:

  1. Identificar la solidez del Código de ética
  2. Establecer fechas de recepción, investigación y resolución
  3. Realizar una prueba de integridad a los administradores de la Línea de denuncia
  4. Diseñar un instrumento
  5. Evaluar la gestión

Ambos métodos buscan llevar identificar en la Línea de denuncias las áreas de oportunidad para una mejora continua. La relación entre usuarios y administradores debe ser reciproca para que el funcionamiento de la Línea cubra al 100% los resultados que se esperan.

De las evaluaciones de la Línea de denuncias podemos esperar los siguientes resultados:

  • Tasa de 1.5% de recepción de reportes.
  • Atención de 90 días por cada denuncia.
  • 40% de casos sustentados.

Estos indicadores son en promedio los rangos que una Línea de denuncia puede llegar a tener tomando en cuenta que solo cuentan con uno o dos canales de recepción. Otro de los factores que aumenta significativamente estos resultados son la tercerización de la Línea de denuncias.

Otra de las pruebas que se pueden llegar a realizar para identificar la eficacia de una Línea son los llamados Pulsos Éticos, cuando son implementados se puede medir la mejora en ambiente laboral y la integración a la filosofía de la organización.

Línea Ética mecanismo contra el estrés laboral

A partir de Octubre en México los patrones deberán prever la ansiedad y el estrés en las organizaciones, esto se debe a la Norma Oficial Mexicana número 35, ya que las Pymes tendrán la obligación de atender tanto los riesgos psicológicos y sociales, es decir, el objetivo es proteger la salud mental de los trabajadores.

Esta norma surge producto del Tratado México. Estados Unidos y Canada (T-MEC) que busca generar mejores condiciones de trabajo para que haya equidad en la competencia de las diferentes organizaciones.

Con la NOM 035, se especifica en el apartado número 8 que:

Para la prevención de los factores de riesgo psicosocial y la violencia laboral, así como para la promoción del entorno organizacional favorable, los centros de trabajo deberán:

Disponer de mecanismos seguros y confidenciales para la recepción de quejas por prácticas opuestas al entorno organizacional favorable y para denunciar actos de violencia laboral,

Este apartado hace explicito tener un canal, como una Línea Ética que proteja la información del denunciante y evite los riesgos psicológicos, sin embargo, falta añadir que este canal debe ser operado por un tercero, ya que esto es una de las Mejores Prácticas Corporativas de la OCDE.

Este canal debe ser operado por un tercero ya que así se evitan las represalias, se protege la información del denunciante y se evitan conflictos de interés. Un canal cuando es operado por un externo tiene diversas ventajas.

La NOM 035 tiene por objetivo identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial, así como para promover un entorno organizacional favorable en los centros de trabajo. Esto implica que se promueva una cultura ética en la forma en que se hacen negocios.

Aunque la ley entrará en vigor hasta octubre, es importante que tanto pequeñas y medianas empresas tengan en cuentan la obligación que conlleva tener un equipo de trabajo, lo ideal es que empiecen a implementar este tipo de canales para prevenir cualquier factor de riegos social o psicológico.

En EthicsGlobal buscamos promover las mejores herramientas de una Línea Ética para que las organizaciones, eviten sanciones penales, mejoren su imagen corporativa y promuevan un ambiente laboral sano.

Corrupción en Perú

El caso de corrupción en Odebrecht impacto en varios países latinoamericanos y ha tenido diversas repercusiones, el caso de corrupción y soborno en Perú es particular por las repercusiones que ha tenido con figuras importantes de la política lo que ha llevado a todo el país hacia una lucha contra la corrupción.

4 ex mandatarios peruanos han sido relacionados con el caso Odebrecht o Lava Jato, estos son Ollanta Humala, Fernando Kuczynski, Alejandro Toledo y el recién fallecido Alán García. La presión de los medios, la sociedad y el poder judicial de aquel país ha sido tanta que ya dos de esos cuatro ya han pisado la cárcel.

En resumen, después de la confesión por parte de la compañía brasileña, donde admitió que pago 32 millones dolares se han investigando a diversos mandatarios en Perú mostrando que el nivel de sobornos llego hasta los presidentes, es decir, había una corrupción total del poder político.

Se retoma este caso porque hace algunos días se suicido el ex-presidente Alán García, cuando iban a ingresar a su casa. Y esto es relevante ya que la presunción de inocencia siempre la tendrá porque no se realizaron las debidas investigaciones, sin embargo, ante la opinión pública hay diversas opiniones sobre el tema que valen la pena rescatar.

En un principio, la presión social y judicial en Perú ha logrado que la corrupción se empiece a atacar, en las organizaciones ahora es obligatorio tener un programa de Compliance y se vuelve un tema común la transparencia en el sector público y privado.

Sobre el primer punto podemos establecer que la sociedad tiene un papel activo en la presión social sobre actos de corrupción, que legitiman la voz del poder judicial, por ejemplo, hace poco se realizó un referendum que tuvo mucha participación ciudadana.

En el segundo punto anteriormente hemos hablado del Compliance en Perú y como ha tomado más fuerza con este tipo de casos, ahora las organizaciones buscan alinearse a las Mejores Prácticas Corporativas, por ejemplo, adquiriendo una Línea Ética.

Finalmente, la transparencia es un valor ética, esto quiere decir que hasta donde termine las regulaciones o las leyes no es suficiente para que un negocio prospere, además, hay que fomentar la protección al denunciante o quien proporcione datos para poder realizar las investigaciones.

¿Qué es la corrupción?

 

Dentro de la cultura corporativa ha surgido una práctica que va en aumento, está es la Corrupción, generalmente se entiende como: la conducta o conductas de un agente que antepone su interés al de la organización que pertenece. Es decir, todo acto de corrupción es una contraposición de intereses de un agente singular. 

Algunos actos que se puede considerar como corrupción son: 

  • Extorsión 
  • Falsificación de documentos  
  • Conflicto de interés 
  • Uso ilegal de influencias 
  • Complicidad 

Cada uno en menor o mayor medida afecta la percepción de las personas generando incertidumbre o apatía, por ejemplo, según Transparencia Internacional los países latinoamericanos que se perciben con mayor corrupción son, Venezuela, Chile, Perú, Brasil y República Dominicana.  

Esta percepción también afecta a la conducta de las personas, verbigracia, en países como México, Colombia o República Dominicana la mitad de la población ha sobornado a una autoridad para facilitar un trámite o evitar una sanción. Esto indica que la corrupción ha llegado a todos los ámbitos sociales. 

Las organizaciones privadas y públicas tampoco son la excepción, es por ese motivo que han implementado una Línea Ética, no obstante, 1 de cada 10 denuncia, 3 de cada 10 denunciantes sufre algún tipo de represalias. Para combatir estos índices EthicsGlobal ha implementado diferentes herramientas y procesos con el fin de erradicar esta práctica. 

Entre las consecuencias de dejar crecer la corrupción están el entorpecimiento económico, desperdicio de recursos, pagar sobornos nunca garantizará que los contratos sean concedidos y generará desconfianza en el mercado. 

Entre los organismos internacionales que buscan combatir la corrupción están Foreign Corrupt Practices Acts, la Convención Interamericana contra la Corrupción, la Organización para la Cooperación del Desarrollo Económico, la Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Organizada Trasnacional y Transparencia Internacional. Cada uno de estos organismos tiene el mismo objetivo y trabajan en conjunto para entablar las bases en el combate contra la corrupción. 

¿Cómo implemento mi línea de denuncia?

La Línea de denuncia comenzó a generalizarse en las empresas de todo el mundo a partir de la entrada en vigor en EE.UU. de la Ley Sarbanes-Oxley, en la que se prevé el establecimiento de determinados sistemas internos de alarma, gráficamente denominados como “whistleblowing hotline”, a fin de detectar posibles irregularidades financieras y contables en las empresas.  

La Línea Ética son parte del Código Unificado de Buen Gobierno Corporativo. El Buen Gobierno Corporativo: protege tanto a la organización como al empleado, elimina gastos innecesarios, perdidas económicas e identifica las fuentes de corrupción y deshonestidad; al mismo tiempo, incrementa la motivación y compromiso de los empleados e incluso limita la responsabilidad de los directivos y ejecutivos. 

El Buen Gobierno Corporativo se manifiesta a través de dos productos: ética y programas de Compliance. Ambos productos aumentan la reputación y la integridad financiera, protegen a la compañía de costosos procesos legales e incorporan a la organización en regulaciones globales, tales como, Ley Sarbanes-Oxley; en el mismo orden de ideas, el Buen Gobierno Corporativo incrementa y fortalece la cultura corporativa y el valor de los activos. 

Para que el Buen Gobierno Corporativo tenga esos resultados, la implementación de una Línea Ética es de vital importancia, ya que esta línea puede llegar a ser el mejor método para detectar el fraude; cerca del 40% de este tipo de conductas se detectan en mediante canales de denuncia. En promedio una Línea de Denuncias Ética recibe entre 2 y 5% denuncias de la población total de los empleados cada dos meses y, este nivel de denuncias se puede incrementar si: 

  1. Incrementa la cultura corporativa.
  2. Aumenta la promoción y la capacitación ética.
  3. Existe un comité ético.
  4. Se enfrentan los problemas actuales de la organización.
  5. Se resuelven conductas no éticas que ocurrieron en el pasado.

Una de las mejores prácticas para una Línea Ética consiste en contratar a un tercero para gestionar, operar y delegar las denunciasLas necesidades de implementar ya sea un canal interno o externo varían desde el precio que tendrá, la disponibilidad; además que, tener un canal de denuncias, es mejor que no tenerlo. Pero, ¿cuáles son los costos de implementar un canal interno? 

Un canal interno no siempre tiene el mismo nivel de confiabilidad, ni protege el anonimato de los informantes, asimismo, este canal interno no tiene la especialización ni el diseño que un tercero podría brindar y finalmente la percepción de que los directores de la organización están comprometidos con mejorar las conductas se representa en la introducción de un tercero. 

En cambio, un canal externo brinda la oportunidad de mantener el anonimato de la denuncia, con operadores entrenados en temas de empatía y técnicas de investigación y finalmente un tercero, brinda un sistema integral de reportes, datos estadísticos y una visión integral sobre el comportamiento ético de su organización. 

Código de Ética: Una guía para el trabajo

El Código de Ética en las organizaciones son: normas, lineamientos y reglas que la Dirección General diseña basado en la filosofía de la empresa o Institución; es decir, la misión, visión y valores se vuelven aplicables en un Código de Ética, es por eso que toda organización debe tenerlo. 

Un código de comportamiento son reglas para conformar la mejor manera de actuar ante situaciones concretas, este código se manifiesta en un discurso escrito al que las personas se tienen que adherir para pertenecer a una organización. Para que la organización cumpla con sus objetivos es necesaria la adhesión y actuar conforme a ese código. 

Nuestro primer acercamiento al Código de Ética debe ser en la inducción del trabajo, ya que de esta manera vamos a conocer cómo debemos entablar una relación sana con los miembros de nuestra organización. Dicha relación es vinculante ya que desarrolla entre los colaboradores su poder de actuar o empowerment y su relación con la organización o engagement. 

Entre las ventajas que tienen las organizaciones con un Código de Ética están: 

  • Demuestran el compromiso de la dirección con los empleados, proveedores y clientes de brindar un servicio responsable y eficaz. 
  • Fortalecen la misión, visión y valores al volver accesibles a todos los miembros. 
  • Comunican de manera efectiva el objetivo económico que la dirección quiere lograr, mediante el fortalecimiento de todos los miembros. 

Por lo tanto, para responder a la pregunta: ¿Qué hace un Código de Ética? Podemos explicar que fortalece el tejido social entre colaboradores, clientes, proveedores y dirección, contribuyendo al crecimiento económico, generando confianza en el consumidor del servicio o producto, así como, se convierte en un líder en el mercado con integridad. 

Cuando la organización se apega al Código de Ética le brinda certeza no solo a sus compañeros sino a toda la organización. En cada decisión que tomes, siempre consulta a tu código.

¿Por qué es importante que los empleados denuncien?

Los colaboradores de las organizaciones viven de una manera que parece sencilla inician sus laborales entran a las 9 de la mañana y salen a las 5 de la tarde, pero qué ocurre en los pasillos, cuáles son las historias que se ocultan entre los diferentes puestos de trabajo, hay narrativas ocultas que mejoran o problematizan el clima laboral, todos tienen derecho a contar su propia historia, pero ¿cómo lograr otorgarle la palabra a tus colaboradores? 

Otro punto importante es que se ha normalizado en las organizaciones el acoso, tanto laboral como sexual, al menos en México 84% de las personas que sufren algunos de estos dos tipos de acosos no tienen los canales para poder realizarla. Entonces, resulta importante establecer estos canales que serán los puentes en la organización. 

Como consecuencia de lo anterior se convierte en necesario un canal de denuncias con la capacidad de recibir, también sugerencias y mejoras. Estos canales deben ser multiplataformas, es decir, ser disponibles en diferentes espacios, por ejemplo, un teléfono fijo, aplicaciones móviles, correos electrónicos, etc. Todo canal se convertirá en indispensable para encontrar esas narrativas, para abrir la conversación en toda la organización. 

Una de las principales dudas que surgen cuando se implementan estos canales de denuncia es: ¿cuántas de las denuncias que reciba serán falsas y cuantas reales? Hay algunos procedimientos básicos, el primero es buscar que los canales de denuncia sean gestionados por un tercero con protocolos profesionales, lo siguiente es que exista una campaña de difusión donde se informe qué es lo que se puede denunciar, finalmente, la asesoría de un compliance officer facilitará con su asesoría la detección de ese tipo de casos. Con todos estos procesos, se puede reducir a 1% el tipo de casos que son falsos. 

Los canales de denuncia no solo ayudan para cumplir con acuerdos comerciales o prevenir conductas no éticas, son además un instrumento de colaboración social. Cuando se implementan este tipo de canales de comunicación se demuestra la responsabilidad y el cumplimiento con las leyes de una organización, genera confianza entre los colaboradores y forma una reputación entre los consumidores. 

El acoso laboral es una violación DH

Los Derechos Humanos son resultado de una lucha posterior a la segunda guerra mundial y que garantizan la vida en la humanidad, así como, el pleno desarrollo de todas las personas, independientemente de la clase social, rasgos étnicos o preferencia religiosa. Entre estos derechos uno de ellos corresponde al trabajo, tiene como objetivo garantizar la libertad y abolir cualquier condición que ponga en riesgo a las personas.

Sin embargo, esto no siempre sucede y llegan a ocurrir algunas violaciones a ese derecho humano, en particular, una de ellas es el acoso laboral, anteriormente, se ha tratado el tema buscando difundir cuáles son conductas que se consideran acoso laboral y cuáles no.

En México ya se han desarrollado diversas legislaciones que protejan a las personas de esta conducta, para alinearse a los acuerdos internacionales como la declaración de los derechos humanos.

Pero, ¿por qué el acoso laboral es una violación a los derechos humanos? Esto se debe a que el centro de trabajo de todas las personas es un lugar en el que las personas pasan la mayor parte de su tiempo, lo que implica que se debe de garantizar un espacio de sana convivencia para todos los participes, es decir, con libertad y justicia para desarrollar los objetivos de la organización. Cuando ocurre una situación contraria y se demuestra, entonces hablaremos de una violación al derecho humano del trabajo.

En EthicsGlobal buscamos, a través de, nuestro gestor de reportes, cursos de e-learning, entre otros productos, fomentar un clima laboral que tenga un impacto positivo entre los miembros de las organizaciones.

Por lo que, el acoso laboral, al ser una conducta tan común en los centros de trabajo, hemos desarrollado un protocolo especializado para detectarlo y prevenirlo mediante diferentes herramientas, que abarcan desde la recepción de la denuncia, hasta su posterior investigación.

De acuerdo con, la Organización de los Derechos Humanos, 2 de cada 10 personas reportan el acoso laboral en sus organizaciones, este indice puede modificarse con la tecnología, la capacitación y la comunicación correcta.