¿Cuáles son los pasos para cumplir con la NOM-035?

A partir de octubre de 2019 la NOM-035-STPS-2018 de riesgos psicosociales se ha vuelto prioritaria para todo tipo de organizaciones, aunque es un camino largo para cumplirla en su totalidad, aquí explicaremos paso a paso el camino por el que todas las organizaciones en México deben de pasar.

La principal razón por la que las organizaciones deben tomar en cuenta esta Norma Mexicana es porque se trata de identificar los agentes que aumente el malgasto de la energía de los trabajadores, esto afecta indirectamente a las empresas ya que se fortalecen, crecen y mejoran, con base en la fuerza laboral de sus empleados.

16 millones de pesos se pierden por riesgos psicosociales.

De manera general hay algunos pasos por los que las organizaciones deben atravesar para cumplirlos de manera autónoma,  ya que no hay certificadores autorizados para llevar a cabo la NOM-035, pero si hay corporaciones que ayudan a colaborar con ciertos puntos.

Por lo tanto, el camino a seguir es el siguiente:

  1. Integrar al comité de ética: con base en la dirección, con un número impar de participantes y que personas con integridad.
  2. Capacitación: la capacitación no solo en la Norma, además en la sanción e investigación de los casos.
  3. Implementación de política: la política de riesgos psicosociales que ofrece la Norma no es suficiente debe reforzar y personalizarse para cada organización, de acuerdo a sus necesidades.
  4. Difusión: las campañas de comunicación deben ser formales y diseñadas para cada grupo de interés entienda el tema y si llegan a detectar algún riesgo o violación a la política lo puedan denunciar.
  5. Identificación: la evaluación de factores de riesgo psicosocial debe ser de las primeras tareas ya que con ello podemos atender los problemas antes de que aumenten en los trabajadores.
  6. Sensibilización: esto consiste en el paso más importante, debido a que a diferencia de la capacitación aquí se debe lograr dejar de percibir como normal el acoso laboral, el acoso sexual o cualquier factor de riesgo psicosocial que los trabajadores han interiorizado.

En esta primer etapa podemos visualizar la determinación de diferentes etapas que nos permitan evaluar el terreno para saber en qué momento se encuentra nuestra organización, la siguiente se enfoca en acciones para contrarrestar y analizar los factores.

  1. Gestionar estrategias: estas se enfocaran en propiciar mediante diferentes técnicas que exista un entorno organizacional favorable.
  2. Planes de peligros: consisten en comunicar todos los factores de riesgo psicosocial dentro de la organización y la forma de actuar ante cada uno.
  3. Sistemas de monitoreo: con el objetivo de que las medidas que indique la política sean llevadas a cabo, el comité de ética debe definir las guías de referencia.
  4. Análisis: con base en, los cuestionarios de la Norma se deben identificar los riesgos psicosociales, interpretar esos datos y difundirlos en la organización.

En la última etapa de la Norma que consiste en la evaluación del cumplimiento de todos los pasos anteriores se debe enfocar en que la realidad se corresponda en la medida de lo posible con los acciones de concientización de la Norma.

  1. Evaluación de la NOM: al mismo tiempo que la NOM-035 busca mejorar el ambiente laboral dentro de la organización, hay otras que pueden funcionar para complementar su implementación por ejemplo, la NOM-025.
  2. Identificación del impacto: aunque es difícil cuantificar al poco tiempo de su implementación es importante analizar a los trabajadores al menos cada seis meses.
  3. Reforzamiento: los riesgos psicosociales son constantes y frecuentes es por ello que se debe tener un plan de trabajo para cada año que determine su evaluación, con base en resultados.

Ética corporativa es Bienestar en las organizaciones

Las organizaciones necesitan ética corporativa para lograr el bienestar . Para ello las organizaciones mediante la diferentes estrategias fomentan la felicidad en todos los colaboradores, el bienestar se volvió una necesidad desde que se implementó la NOM-035-STPS-2018 al menos en México se ha vuelto importante, sin embargo, también otros países han buscado solucionar esta área de oportunidad.

Para lograr ese bienestar se ha buscado mediante diferentes metodologías que van desde la psicología positiva, evaluaciones de riesgos psicosociales y mediciones del clima laboral en esta ocasión desarrollaremos una por una para comprender los beneficios de la ética corporativa en todo tipo de organización.

La psicología positiva se concentra en fomentar actividades de desarrollo mental y adaptación del cerebro a diferentes cargas de trabajo, es por ello por lo que tiene la premisa de descansar del trabajo a lo largo de la jornada en parciales lapsos de tiempo poniendo énfasis en la concentración y mejorando las actividades. Lo importante de esta psicología es que las persones sean felices, identifiquen sus fortalezas, motivación a las personas y teniendo éxito en el trabajo.

Las evaluaciones de riesgos psicosociales son mediciones estadísticas que se interpretan con un análisis especializado del médico que contiene la identificación de traumas severos, los factores de riesgo psicosocial y los elementos de entorno social favorable. La evaluación nos resultara en diferentes niveles de riesgo que exigen medidas de resolución y la implementación de una Línea de denuncias.

El clima laboral es el conjunto de percepciones que tienen los colaboradores de la organización y esas percepciones se pueden visibilizar mediante una encuesta que evalué desde la estructura hasta la comunicación de la organización, la importancia de este método es que complementa las medidas de la psicología positiva y de los riesgos psicosociales al observar la organización como un sistema en su complejidad.

En conclusión, el bienestar necesita de diferentes perspectivas para visualizarse y poder fomentarse en la organización, para ello existen diferentes métodos. En EthicsGlobal nos especializamos en mejorar el bienestar de su organización con las herramientas y consultoría que la organización.

 

¿Cómo usar la Línea de denuncias?

La capacitación de la Línea de denuncias es una parte sumamente importante para la implementación de un Programa de Integridad, por lo que en esta ocasión hablaremos de las estrategias que ayudarán a que tus colaboradores utilicen más la Línea y los reportes sean más eficaces.

Para usar la Línea denuncias es necesario que se realicen algunas capacitaciones hacia el personal, ya que no es una caja de quejas y sugerencias; el mensaje clave debe ser: “Este canal es para prevenir conductas no éticas que nos afecten a todos”. Por esa razón los temas como: ¿Cuáles son las conductas no éticas?, ¿Qué es una Línea de denuncias? y ¿Cómo reportar? Deben ser los primeros y que más se deben reforzar en las capacitaciones.

Durante las capacitaciones se debe hablar de que la Línea es operada por un tercero, esto debido a dos razones, se muestra el interés de los líderes de la organización y se asegura que se protegerá su información y no habrá represalias.

La idea de capacitar a los colaboradores es informar de manera entretenida es para establecer que la Cultura ética es fundamental para que todos los colaboradores respeten y hagan valer el Código de ética.

Entre los principales materiales para realizar esto se encuentra los cursos E-learning, estos cursos de educación a distancia representan una de las mejores herramientas que promueven en la organización una educación rápida y eficaz que todo tipo de trabajador entenderá.

El uso de la Línea de denuncias dependen de cómo se le enseñe a los colaboradores a utilizarla, mientras más campañas de capacitación y de difusión haya, mejores y más reportes habrá en la Línea de denuncias.

En EthicsGlobal proporcionamos diferentes herramientas para capacitar a los colaboradores como parte de nuestro modelo integral de 360° que toma en cuenta cada aspecto de un Programa de Integridad, llevando la ética en las organizaciones un paso más allá del cumplimiento.

Difundiendo la Línea de denuncias

Sin importar el giro o el tamaño de la organización, la difusión de la línea de denuncias es un paso necesario para completar con un ecosistema eficiente del Programa de Integridad.

La difusión consiste en delimitar tu grupo de interés, definir un mensaje clave y diseminar en diferentes medios la intención principal: realizar denuncias sobre las violaciones al Código de ética.

Existen diferentes estrategias para realizar la difusión de la Línea de denuncias, a continuación te explicamos las que han tenido mejor recepción entre nuestros diferentes ámbitos.

Medios tradicionales

Es importante la labor que se realice por parte del departamento de comunicación para difundir mediante carteles, posters, tripticos o laminas para que todos los miembros tengan el mensaje en cada momento de su trabajo cotidiano esto les hará saber la importancia que la organización le está dando a los empleados.

Capacitaciones

La comunicación cara a cara es importante ya que con este medio se pueden resolver dudas, se establece confianza y se manifiesta el compromiso de los directivos de la organización que utilicen la Línea de denuncias. Además, en las capacitaciones se puede establecer de manera más amplia cuáles son las reglas para utilizar el medio de comunicación.

Redes sociales

La ventaja de utilizar estos medios de comunicación para difundir la Línea de denuncias es habilitar de manera dinámica mensajes que parecen aburridos o lentos para los colaboradores. Sin embargo, la segmentación tiene que ser mayor ya que las plataformas lo exigen para que el mensaje sea mejor recibido.

Estas estrategias de comunicación son útiles para todo tipo de organizaciones, también pueden utilizar, videoconferencias, campañas de email, cursos, entre otras. Lo importante de la difusión de la Línea de denuncias es mostrar que hay un medio al que se pueden acercar y con el que no van a recibir ningún tipo de represalias.

Top 3 canales de recepción en una Línea de denuncias

Los medios de comunicación son el pilar que sustentan a la Línea de denuncias, ya que sin ellos no podríamos establece el puente entre los colaboradores y el comité de ética, no habría forma de vigilar el cumplimiento del Código de ética, ni de fomentar la cultura ética en la organización.

Es por eso que en esta ocasión hablaremos de los mejores medios de comunicación para la Línea de denuncias, en alguna ocasión dicen que más es menos, sin embargo, en cuantos canales de recepción de reportes tener más canales es mejor para la Línea de denuncias.

Los tres principales de recepción de denuncias son los siguientes:

Sitio web

El sitio web es el principal medio para recibir denuncias, debido a la facilidad que tienen las personas para realizar el reporte ya que solo con un formulario que este correctamente diseñado y perfilado se puede realizar una denuncia en menos de cinco minutos.

Con base en nuestros Benchmark del total de los reportes que se han recibido 4 de cada diez provienen del sitio web. La ventaja de este medio de comunicación es la facilidad de acceder al sitio y la rapidez, sin embargo, la desventaja es la poca o nula retroalimentación que tiene el denunciante ya que puede omitir detalles que en un entrevista se podrían considerar como cruciales.

Teléfono

La línea telefónica es un medio que permite la interacción entre el denunciante y el comité. Tiene la característica principal de ser un medio que profundice en la descripción de los hechos y se pueda establecer una relación empática para profundizar y brindar confianza hacia el denunciante.

De acuerdo con, nuestro Benchmark 3 de cada 10 denuncias son recibidas mediante este canal de recepción, teniendo como ventaja establecer un vínculo entre el denunciante y el comité lo que asegura que lo están escuchando, pero tiene la desventaja de que si el staff no está especializado o preparado, la entrevista no resultará provechosa para la investigación.

Correo electrónico

Finalmente, el correo electrónico es un medio predilecto para enviar una denuncia y adjuntar toda la evidencia que sea necesaria, aunque también se puede tener retroalimentación está puede tardar ya que no todo el tiempo se le está dando seguimiento por parte del denunciante.

La ventaja de este medio es la inmediatez con la que se puede enviar la información, así como la capacidad de adjuntar evidencia en la denuncia, no obstante la desventaja consiste en la poca interacción y seguimiento que se le puede dar, ya que un reporte puede tardar hasta dos días en completar toda la información.

Nuevos medios de comunicación

La nueva generación de medios de comunicación ha expandido las fronteras para enviar un mensaje. El teléfono móvil ha convertido que la comunicación sea inmediata y eficaz, de manera que existen nuevas plataformas para enviar mensajes, por ejemplo, aplicaciones móviles como WhatsApp.

Al mismo tiempo, la tendencia de la Industria 4.0 alcanza a las líneas de denuncia, es por eso que la interacción se busca automatizar mediante bots conversadores para realizar todas las preguntas e identificar tonos o aspectos no verbales durante la interacción.

¿Cómo gestionar una Línea de denuncias?

La gestión con la Línea de denuncias es una de las partes importantes para completar un Programa de integridad basado en las Mejores Prácticas Corporativas ya que junto con el Comité de Ética, el Compliance Officer delega diferentes tareas para la gestión e investigación de cada uno de los casos.

Aunque hay diversas maneras de gestionar la Línea de denuncias existen algunas Prácticas que toda organización debe seguir, por ejemplo, Prevención de conflictos de interés, Políticas de No represalias, Recepción por un tercero y Tiempo de atención.

Cada una de estas Mejores Prácticas Corporativas tienen por objetivo prever conductas ilícitas y mejorar la confianza en la Línea de denuncias.

Prevención de conflictos de interés

Esta práctica consiste en seleccionar a los miembros correctos en el Comité de ética y dotar al Compliance Officer de autonomía para que pueda reportar o filtrar la información necesaria y evitar conflictos de interés que pueden derivar en represalias contra los que denunciantes.

Políticas de No represalias

En el Código de ética se establece cuáles son las conductas que se permiten o se niegan en una organización. Ahí mismo se establece que debe haber un canal o medio de recepción para realizar una denuncia, en muchas ocasiones las personas tienen miedo a realizar sus reportes porque llega a haber represalias, sin embargo, para prevenir eso se debe establecer una política de no represalias para evitar y castigar a quien lo hagan.

Recepción por un tercero

Otro problema recurrente en la gestión de los reportes es el número de reportes, muchas personas no se atreven a realizar una denuncia debido a que tienen miedo que alguien de la empresa se entere o reciba el reporte. Es por ello que la recepción debe ser por parte de un staff especializado y ajeno a la organización para que los reportes sean recibidos y atendidos de la mejor manera.

Tiempo de atención

Cuando se realiza un reporte, los denunciantes esperan que su voz sea escuchada debido al compromiso que se realizó entre la dirección y los colaboradores, por eso es importante atender los reportes en un tiempo no mayor de 90 días y que se le informe al denunciante de los estados de investigación que se vayan cubriendo en ese periodo.

Todas estas prácticas corporativas se plantean en el modelo 360° de EthicsGlobal para resolver todo lo que comprende a un Programa de Integridad porque la Línea de denuncias es el mejor método para prevenir las conductas corruptas como el fraude.

¿Qué técnicas debo usar en mi Línea de denuncias?

Alguna vez te has preguntado cómo mejorar la confianza en tú Línea de denuncias, la primera parte consta de los medios de difusión y recepción de los reportes, mientras que, la segunda parte es la investigación y gestión de los casos. Es por ese motivo que hablaremos de las principales técnicas para investigar los reportes.

Observación

La Observación es una técnica de investigación que consiste en recopilar los comportamientos en un contexto específico sin intervención del observador. El objetivo de esta técnica es contextualizar la denuncia.

Entrevista

En segundo lugar, la entrevista es la principal herramienta ya que le permite al investigador tener una interacción directa con la víctima y el sospechoso. La entrevista es un instrumento estructurado con el que se buscan recabar los testimonios o contrastar las versiones.

Para realizar una entrevista se necesita pensar con anticipación las preguntas y los momentos adecuados, ya que con eso se obtendrá más información. También, es cierto que se deben tener ciertas especificaciones para realizar como el control o los materiales, sin embargo, lo más importante es la objetividad, ya que una entrevista no es para enjuiciar, sino para recabar los hechos.

Interrogatorio

Esta técnica se utiliza para confrontar al sospechoso, similar a la entrevista se necesita una estructura para realizar las preguntas, pero para realizar esta modalidad, se incorpora la imputación del principio de inocencia. Es decir, durante el interrogatorio se piensa demostrar que el sospechoso es inocente.

Análisis de contenido

Esta técnicas de investigación busca recopilar entre diferentes fuentes de información pruebas que comprueben o refuten los hechos de la denuncia. Las fuentes pueden ser primarias o secundarias. Las primarias son las que fuente de información proviene directamente de víctimas o sospechosos, mientras las secundarias son las que provienen de testigos.

En EthicsGlobal buscamos mediante nuestro modelo 360° que las investigaciones y la gestión de los reportes sea la principal forma para resolver o evaluar las sanciones en las organizaciones.

¿Cuáles son las Mejores Prácticas para Sancionar?

Uno de los puntos importantes que debe tener una Línea de denuncias es una matriz de sanciones. La matriz se debe definir por el Comité de Ética y contempla todas las medidas correctivas que se aplicaran de manera equitativa a quien cometa alguna violación al Código de Ética y Conducta.

Para construir una matriz de sanciones se debe tomar en cuenta los siguientes documentos:

  • Código de Ética y Conductas
  • Políticas y Lineamientos internos
  • Leyes locales y federales de trabajo
  • Tratados internaciones
  • Constituciones

Con base en los anteriores documentos se diseña la matriz de sanciones para identificar y juzgar cada una de las conductas no éticas que se pueden presentar en la organización.

La gestión de las sanciones es responsabilidad completa del Comité de Ética, entonces, ellos también son los encargados de diseñarla y mandarla a aprobación por las diferentes instancias correspondientes.

Cuando construyan la matriz de sanciones se debe clasificar las faltas al Código por: Leves, Medias, Graves y Muy graves. A su vez, las sanciones se clasificaran de la misma manera para correlacionar ambos aspectos y configurar una sanción correspondiente.

A continuación se muestra un ejemplo para una matriz de sanciones:

Leves Medias Graves Muy graves
Reprimenda verbal Actas administrativas Traslado a otro centro de trabajo Despido

Con este ejemplo podemos distinguir que las sanciones esta relacionadas con la falta que se haya cometido, de esta manera se tendrá un criterio objetivo para asignarlas a las personas.

La Línea de denuncias depende de su credibilidad es por ello que la aplicación de las sanciones es una parte importante para que los usuarios la sigan utilizando y confiando en ella.

Tener una herramienta tecnológica que permita la asignación de sanciones de manera transparente y auditable permitirá tener confianza dentro del Comité de Ética lo que aumentará la eficacia de la gestión en la Línea de denuncias.

¿Cómo evaluar la línea de denuncias?

La línea de denuncias es una de las protecciones que debe tener una organización pero asegurar su eficacia no es tan fácil como parece. La evaluación de esta Línea es parte de un modelo holístico para que las organizaciones se perfilen hacia un Compliance integral.

Existen diferentes métodos para evaluar la Línea de denuncias, el primero consiste en la recepción de los usuarios, es decir, que tanta confianza sienten al utilizar, por el otro lado, se encuentra la atención que la compañía le brinda a los reportes.

Los pasos para realizar el primer método son:

  1. Identificar los medios de difusión
  2. Evidenciar las políticas de no represalias y no complicidad
  3. Diseñar un instrumento
  4. Evaluar la percepción

Para el segundo método:

  1. Identificar la solidez del Código de ética
  2. Establecer fechas de recepción, investigación y resolución
  3. Realizar una prueba de integridad a los administradores de la Línea de denuncia
  4. Diseñar un instrumento
  5. Evaluar la gestión

Ambos métodos buscan llevar identificar en la Línea de denuncias las áreas de oportunidad para una mejora continua. La relación entre usuarios y administradores debe ser reciproca para que el funcionamiento de la Línea cubra al 100% los resultados que se esperan.

De las evaluaciones de la Línea de denuncias podemos esperar los siguientes resultados:

  • Tasa de 1.5% de recepción de reportes.
  • Atención de 90 días por cada denuncia.
  • 40% de casos sustentados.

Estos indicadores son en promedio los rangos que una Línea de denuncia puede llegar a tener tomando en cuenta que solo cuentan con uno o dos canales de recepción. Otro de los factores que aumenta significativamente estos resultados son la tercerización de la Línea de denuncias.

Otra de las pruebas que se pueden llegar a realizar para identificar la eficacia de una Línea son los llamados Pulsos Éticos, cuando son implementados se puede medir la mejora en ambiente laboral y la integración a la filosofía de la organización.

Línea Ética mecanismo contra el estrés laboral

A partir de Octubre en México los patrones deberán prever la ansiedad y el estrés en las organizaciones, esto se debe a la Norma Oficial Mexicana número 35, ya que las Pymes tendrán la obligación de atender tanto los riesgos psicológicos y sociales, es decir, el objetivo es proteger la salud mental de los trabajadores.

Esta norma surge producto del Tratado México. Estados Unidos y Canada (T-MEC) que busca generar mejores condiciones de trabajo para que haya equidad en la competencia de las diferentes organizaciones.

Con la NOM 035, se especifica en el apartado número 8 que:

Para la prevención de los factores de riesgo psicosocial y la violencia laboral, así como para la promoción del entorno organizacional favorable, los centros de trabajo deberán:

Disponer de mecanismos seguros y confidenciales para la recepción de quejas por prácticas opuestas al entorno organizacional favorable y para denunciar actos de violencia laboral,

Este apartado hace explicito tener un canal, como una Línea Ética que proteja la información del denunciante y evite los riesgos psicológicos, sin embargo, falta añadir que este canal debe ser operado por un tercero, ya que esto es una de las Mejores Prácticas Corporativas de la OCDE.

Este canal debe ser operado por un tercero ya que así se evitan las represalias, se protege la información del denunciante y se evitan conflictos de interés. Un canal cuando es operado por un externo tiene diversas ventajas.

La NOM 035 tiene por objetivo identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial, así como para promover un entorno organizacional favorable en los centros de trabajo. Esto implica que se promueva una cultura ética en la forma en que se hacen negocios.

Aunque la ley entrará en vigor hasta octubre, es importante que tanto pequeñas y medianas empresas tengan en cuentan la obligación que conlleva tener un equipo de trabajo, lo ideal es que empiecen a implementar este tipo de canales para prevenir cualquier factor de riegos social o psicológico.

En EthicsGlobal buscamos promover las mejores herramientas de una Línea Ética para que las organizaciones, eviten sanciones penales, mejoren su imagen corporativa y promuevan un ambiente laboral sano.