Top 3 canales de recepción en una Línea de denuncias

julio 18, 2019

Los medios de comunicación son el pilar que sustentan a la Línea de denuncias, ya que sin ellos no podríamos establece el puente entre los colaboradores y el comité de ética, no habría forma de vigilar el cumplimiento del Código de ética, ni de fomentar la cultura ética en la organización.

Es por eso que en esta ocasión hablaremos de los mejores medios de comunicación para la Línea de denuncias, en alguna ocasión dicen que más es menos, sin embargo, en cuantos canales de recepción de reportes tener más canales es mejor para la Línea de denuncias.

Los tres principales de recepción de denuncias son los siguientes:

Sitio web

El sitio web es el principal medio para recibir denuncias, debido a la facilidad que tienen las personas para realizar el reporte ya que solo con un formulario que este correctamente diseñado y perfilado se puede realizar una denuncia en menos de cinco minutos.

Con base en nuestros Benchmark del total de los reportes que se han recibido 4 de cada diez provienen del sitio web. La ventaja de este medio de comunicación es la facilidad de acceder al sitio y la rapidez, sin embargo, la desventaja es la poca o nula retroalimentación que tiene el denunciante ya que puede omitir detalles que en un entrevista se podrían considerar como cruciales.

Teléfono

La línea telefónica es un medio que permite la interacción entre el denunciante y el comité. Tiene la característica principal de ser un medio que profundice en la descripción de los hechos y se pueda establecer una relación empática para profundizar y brindar confianza hacia el denunciante.

De acuerdo con, nuestro Benchmark 3 de cada 10 denuncias son recibidas mediante este canal de recepción, teniendo como ventaja establecer un vínculo entre el denunciante y el comité lo que asegura que lo están escuchando, pero tiene la desventaja de que si el staff no está especializado o preparado, la entrevista no resultará provechosa para la investigación.

Correo electrónico

Finalmente, el correo electrónico es un medio predilecto para enviar una denuncia y adjuntar toda la evidencia que sea necesaria, aunque también se puede tener retroalimentación está puede tardar ya que no todo el tiempo se le está dando seguimiento por parte del denunciante.

La ventaja de este medio es la inmediatez con la que se puede enviar la información, así como la capacidad de adjuntar evidencia en la denuncia, no obstante la desventaja consiste en la poca interacción y seguimiento que se le puede dar, ya que un reporte puede tardar hasta dos días en completar toda la información.

Nuevos medios de comunicación

La nueva generación de medios de comunicación ha expandido las fronteras para enviar un mensaje. El teléfono móvil ha convertido que la comunicación sea inmediata y eficaz, de manera que existen nuevas plataformas para enviar mensajes, por ejemplo, aplicaciones móviles como WhatsApp.

Al mismo tiempo, la tendencia de la Industria 4.0 alcanza a las líneas de denuncia, es por eso que la interacción se busca automatizar mediante bots conversadores para realizar todas las preguntas e identificar tonos o aspectos no verbales durante la interacción.